¿Es mejor implantar un ERP estándar o a medida?

 

Solo 1 de cada 5 empresas que implementa un ERP opta por desarrollar un software a medida en lugar de comprar un ERP estándar. Sin embargo, las dos opciones tienen interesantes ventajas y desventajas que debes tener en cuenta al tomar una decisión sobre tu futuro ERP.

 

¿Es mejor implantar un ERP estándar o a medida?En caso de que tu empresa se disponga a implementar un ERP (para saber si ha llegado la hora de hacerlo, lee este artículo), la primera decisión importante que deberás tomar es si implantar un sistema de planificación de recursos empresariales estándar o hecho a medida. A continuación presentamos las principales ventajas y desventajas de cada opción, que hemos recopilado a partir de la opinión de diversos fabricantes, desarrolladores, consultores y clientes consultados en Internet.

 

Implantar un ERP estándar

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Un ERP estándar, ERP comercial o ERP paquetizado es un paquete de software creado por alguno de los muchos fabricantes del sector, que deberás elegir y posteriormente adaptar en función de las necesidades de tu empresa.

Ventajas del ERP estándar

  • Implantar un ERP comercial supone escoger una solución ya existente desarrollada por una empresa especialista en este tipo de software y probada por otros clientes, lo cual ofrece mayores garantías. Para empezar, puedes evaluar las numerosas opciones existentes en el mercado, algunas de ellas muy especializadas e incluso verticales o específicas para tu sector, así como conocer casos de éxito de otras empresas, opiniones de los usuarios, etc.
     
  • Al tratarse de un software ya existente, la implementación resulta rápida (generalmente a partir de 3 meses) y puedes saber de antemano el coste que tendrá. Asimismo, el fabricante entrega la documentación completa y te permite acceder al servicio de soporte, foros de usuarios, etc. en caso de dudas. También puedes contratar el mantenimiento del sistema ERP al fabricante o a la consultora que realiza la implementación, externalizando esta tarea. Finalmente, la continuidad del ERP está garantizada si eliges a un proveedor consolidado.

Desventajas de implantar un ERP estándar

  • A pesar de que en la actualidad existe una amplia variedad de soluciones ERP para todo tipo de empresas o sectores, lo cierto es que al tratarse de un producto ya existente es tu empresa la que debe adaptarse el ERP, en lugar de ser el software el que se amolde a tu forma de trabajar. En este sentido, elegir entre los centenares de ERP disponibles en el mercado puede resultar un proceso largo y si te equivocas en la elección, pagarás las consecuencias muy caro.
     
  • El coste de la licencia también supone un aspecto importante, además de los gastos necesarios para realizar las adaptaciones siempre necesarias en el ERP para poder usarlo en tu empresa, que pueden disparar el coste final. Aún así, es inevitable que el ERP que implantes incluya módulos o funciones que no necesitas, mientras que deberás hacer desarrollos a medida para cubrir aspectos propios de tu actividad que no contempla el ERP. También es habitual que un ERP comercial requiera una infraestructura informática más avanzada que la que realmente requiere tu empresa para funcionar, al estar pensado para un volumen de usuarios que no siempre se corresponde con los que tiene tu organización. Por último, la elección que hagas te "atará" al proveedor del ERP durante largo tiempo porque no resulta fácil cambiar de sistema de gestión empresarial (aunque existen ofertas que te permiten aprovechar la inversión realizada en un ERP que ha quedado anticuado o no satisface tus necesidades).
     

Implantar un ERP a medida

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Inclinarte por un ERP a medida significa desarrollar prácticamente desde cero un software de planificación empresarial que ha sido programado expresamente para usarlo en tu empresa.

Ventajas del ERP a medida

  • Elegir un ERP a medida implica no pagar licencias al fabricante, no estar "atado" a la compañía que lo creó y poder realizar el mantenimiento internamente. Al estar concebido para tu empresa, las funcionalidades del ERP se ajustarán exactamente a lo que necesitas y evitas pagar por módulos o funciones que no requieres, así como verte forzado a implantar una infraestructura técnica posiblemente sobredimensionada respecto a tus necesidades reales.
     
  • También existen ERP de código abierto que te evitan comenzar desde cero y pagar licencias por las tecnologías que uses en el desarrollo. Además, los usuarios de tu empresa se habituarán antes a manejar la nueva solución porque se ajusta a su forma de trabajar actual, en lugar de obligarles a adaptarse a los procedimientos establecidos en una solución estándar. Finalmente, un ERP a medida también puede suponer un elemento de diferenciación respecto a la competencia al respaldar procesos en los que tu negocio destaca especialmente.

Desventajas del ERP a medida

  • El mayor inconveniente de desarrollar un software de gestión empresarial propio es que supone un esfuerzo económico, técnico y humano que pocas empresas están dispuestas a asumir. El proceso de implementación resulta más lento (depende del tiempo que dure el desarrollo) y al ser una solución nueva y única no hay garantías de que el resultado final sea satisfactorio. Deberás incorporar a tu equipo o contratar a programadores especialistas que, una vez esté creado el ERP, adquirirán la condición de "intocables" ya que nadie más estará capacitado para realizar actualizaciones o modificaciones en el sistema (las empresas de servicios de software son reacias a trabajar en las soluciones a medida de otros). Tampoco puedes recurrir al soporte de un proveedor externo para realizar consultas y no está garantizada la continuidad del ERP a menos que tu empresa invierta en actualizarlo.
     
  • Del mismo modo, el coste de la solución puede dispararse si surgen desviaciones en las previsiones iniciales del desarrollo. También deberás tener en cuenta el coste adicional que supone desarrollar la documentación del sistema y realizar la formación a los usuarios, que tendrá que asumir tu empresa. Finalmente, hay un aspecto organizativo que tampoco conviene olvidar: crear un ERP a medida puede consolidar procesos de trabajo internos que tal vez no sean los más eficientes, en lugar de adaptarte a las buenas prácticas estándar del sector.

 

La siguiente tabla resume los aspectos básicos a tener en cuenta respecto a cada opción: 

Pros y contras de la implantación de un ERP estándar o un ERP a medida

 

ERP estándar

ERP a medida

Desarrollo

Lo realiza el fabricante del ERP

Lo realiza tu empresa

Licencias

Debes pagar al fabricante

No pagas licencias por el ERP

Mantenimiento

Se contrata al proveedor

Lo puede hacer tu empresa

Implementación

Rápida (a partir de 3 meses)

Lenta (depende del desarrollo)

Coste implantación

Conocido de antemano

No se puede prever con exactitud

Proceso selección

Largo

Corto

Coste actualización

Alto

Bajo

Personalización

Tu empresa se adapta al ERP

El ERP se adapta a tu empresa

Funcionalidad

Incluye funciones innecesarias

Solo las funciones que necesitas

Documentación y formación

La realiza el fabricante

Debe realizarla tu empresa

Soporte

Acceso a soporte del fabricante, foros de usuarios, etc.

No existe soporte externo

Vinculación

Dependencia del fabricante

Dependencia del desarrollador

Infraestructura

A menudo es compleja

La defines según el desarrollo

Continuidad

Garantizada

No garantizada

 

 

Cuatro de cada cinco ERP son estándar

Si bien ambas opciones tienen puntos a favor y en contra, lo cierto que es según un estudio realizado por la consultora Panorama en 2012, solo el 21% de las empresas que optan por implementar un ERP se inclinan por un software desarrollado a medida, frente al 79% que opta por un ERP paquetizado (con diferentes niveles de personalización). Esto se debe básicamente a que pocas empresas pequeñas o medianas están dispuestas a asumir el “riesgo” de desarrollar un software propio o contratar un desarrollo a medida a un proveedor.

Además, los productos disponibles actualmente tienen poco que ver con los primeros ERP, que eran rígidos, inflexibles y estaban diseñados sobre todo para empresas de producción: hoy en día existe una gran variedad de soluciones de gestión empresarial (para empresas grandes o pequeñas, verticales, etc.) entre las que elegir. Pero esto no quiere decir que un ERP estándar sea la mágica solución “llave en mano” que prometen algunos fabricantes…
 

La parametrización es inevitable

De hecho, de acuerdo con el estudio anteriormente citado de Panorama, solo el 11% de las compañías que instalan un ERP lo hacen sin realizar ningún tipo de personalización para adaptar la solución a su forma de trabajar (lo que en la jerga del sector se conoce como "parametrización del ERP"). Este porcentaje tan bajo se debe a que no hay dos empresas que sean iguales y por eso ningún ERP puede encajar exactamente en ninguna (a menos quizás que se trate de una compañía nueva que no tenga definidos sus procedimientos de trabajo).

La parametrización implica unos gastos no siempre previstos que pueden disparar la factura de un ERP paquetizado. No olvidemos que hasta el 50% del coste de implementar el ERP corresponde a los servicios de consultoría, frente al 35% que supone el precio de las licencias. Además, la personalización puede tener consecuencias en el futuro (por ejemplo, el fabricante no ofrece soporte a los desarrollos a medida que se han hecho en la parametrización del ERP).
 

¿Cuándo es mejor un ERP a medida?

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Como resumen de todo lo expuesto anteriormente, inclinarse por un ERP a medida sería la opción más recomendable principalmente en los siguientes casos:

  • Tu empresa realiza una actividad muy específica y ningún ERP se adapta.
  • Cuentas con procedimiento muy definidos y no deseas tener que cambiarlos.
  • Deseas preservar formas de trabajar exclusivas que te dan una ventaja competitiva.
  • Dispones de los recursos necesarios (un departamento de informática “potente”).

Si tu caso no es ninguno de estos, entonces lo más recomendable es que te inclines por un ERP estándar, ya que generalmente te supondrá menos costes y tiempo de implementación.

 

¿Qué crees que es mejor: un ERP estándar o hecho a medida?