Cómo realizar un análisis coste-beneficio para un sistema ERP

La Planificación de Recursos Empresariales (ERP) es una propuesta muy atractiva para las empresas que buscan consolidar la información de gestión e introducirla a lo largo de la empresa, pero para introducir nuevas tecnologías hace falta un plan de negocio para justificar la inversión.

Elección de ERP

Una encuesta realizada por el Grupo Aberdeen encontró que nueve de cada diez empresas manufactureras dijeron que habían implementado las soluciones de ERP en un intento de mejorar la planificación de los recursos, conseguir eficiencias e impulsar el crecimiento de la organización. Un estudio de Panorama Consulting mostró que casi nueve de cada diez (86%) de las empresas que utilizan ERP están satisfechas con los resultados de su iniciativa, destacando el apetito por nuevas tecnologías que agilizan las tareas empresariales.

Pero antes de implementar un ERP en su organización, los líderes empresariales deben establecer un argumento económico para defender la inversión. Tanto los gastos de capital como los gastos operativos deben compararse con la rentabilidad esperada de la inversión (ROI) para cualquier compra clave de la empresa. Cuando el retorno de la inversión proyectada supera el coste total de propiedad (TCO), la introducción de un nuevo sistema ERP debe tener un impacto positivo en la rentabilidad, pero hay varias consideraciones que hay que hacer antes de poder llegar a esa conclusión.

 

Tener en cuenta los costes

Las empresas deben tener en cuenta los gastos de adquisición y los costes asociados con la implementación del ERP en su organización. Los recursos de capital también pueden ser utilizados con el fin de adaptar la solución a nuevos modelos de negocio, y si hay sistemas existentes disponibles, el trabajo de integración tendrá que llevarse a cabo con el fin de sincronizar las tecnologías. Se producirá una conversión de archivos y una consolidación de la información de gestión, pero la eliminación de los viejos procedimientos y soluciones de legado también puede generar costes e implicar una migración de datos que ocupará tiempo.

Una vez instalado, habrá que tener en cuenta unos costes de pruebas que se realizan de forma rutinaria para garantizar que el usuario se beneficie de la funcionalidad completa. Revisiones y actualizaciones periódicas del ERP pueden ser requeridas a través del tiempo. Por otro lado el desarrollo del equipo con el fin de adaptarse a los nuevos procedimientos probablemente implicará apoyo financiero. Y como mejor práctica en cuanto a gestión de riesgos, también habrá que considerar que habrá gastos imprevistos.

 

Tener en cuenta los beneficios

La compra de un sistema ERP debe considerarse como una compra a largo plazo, por lo que es importante tener en cuenta los beneficios que traerá a la empresa.

El uso de soluciones de ERP y de procesos de gestión de recursos optimizados ayuda a simplificar los procedimientos, reduciendo re-trabajo y costes de manipulación manual. Los tomadores de decisiones gozan de más información y pueden controlar el rendimiento de los distintos departamentos y en toda la organización en su conjunto, lo que resulta en procesos más eficaces de toma de decisiones.

En la fábrica, la automatización de tareas manuales aumenta la velocidad de entrega y reduce el error humano. Trabajadores clave pueden centrarse en tareas de valor añadido, con una fiabilidad garantizada gracias a sistemas globales que señalan inexactitudes y errores.

La ventaja generalmente más citada en la utilización de los sistemas ERP es queconsigue que todas las áreas del negocio se muevan juntas, como un conjunto. Los sistemas ERP hacen que sea más sencillo registrar y reportar datos a través de una serie de elementos tangibles, facilitando los procesos de seguimiento de negocio y haciendo la resolución de problemas más instantánea. Con datos claros en las manos de quienes toman las decisiones, las organizaciones pueden establecer expectativas realistas en cuanto a plazos y costes.

 

Fijar el nivel de las expectativas

Los sistemas ERP no cambiarán el rendimiento del negocio de un día para otro. En muchos sentidos son un facilitador del cambio, en lugar de la solución. Tiene sentido ser conservadores al proyectar los beneficios económicos de los nuevos sistemas y procesos ERP, visto que los objetivos poco realistas pueden afectar significativamente la percepción de éxito de la implementación.

La elaboración de un escenario de costes “peor caso”, junto con una estimación “probable”, es recomendable para las empresas. No obstante, igual de importante es establecer un sólido caso de negocio para la inversión en el ERP, sobre todo en un clima económico difícil, con presupuestos cada vez más limitados. Esto le da a los objetivos del proyecto un contexto estratégico, facilitando a los ejecutivos la decisión de optar por el ERP o no.
Lograr el máximo valor del ERP

Si los procesos de negocio son constantemente revisados y actualizados, el retorno de la inversión de la implementación de los sistemas ERP es obvio. Al llevar a cabo revisiones periódicas de procesos, utilizando datos cuantitativos y basándose en los comentarios del personal que participa en la planificación de los recursos, el retorno de la inversión debería superar el coste total de propiedad, aportando valor al negocio.

 

Sophie Dumas


Sophie Dumas, Sage ERP X3 & ERP Product Management, Sage Mid-Market

Puedes seguirla en Twitter en @Sophie_Dumas


 

Fuente: Blog Sage

 

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