ERP ¿Es una solución o un problema?

La integración de sistemas ya no es considerada como una opción, se torna una obligación. La integración significa alinear la estrategia de Tecnologías de Información (TI) con los objetivos de negocio. Si se consideran los sistemas internos de la compañía, tal integración se alcanza con un sistema de planeamiento de gestión empresarial (ERP). Sin embargo, una pregunta muy común y difícil de responder para varios directivos es: ¿Por qué son tan frecuentes los fracasos en proyectos de ERP?

La razón es muy simple: a la gente no le gusta el cambio. Para ayudar a disminuir los problemas que genera el cambio, algunos investigadores proponen el uso de estrategias de implementación de ERP orientadas a la gente. En este trabajo se presentan las principales ventajas y beneficios de los ERP, así como sus desventajas y problemas asociados con su implementación, los principales retos en su  implementación, además de otros aspectos importantes que requieren mayor atención al momento de tomar la decisión de implementar una aplicación como el ERP.

Muchas aplicaciones conviviendo

Es indudable que el ambiente competitivo en el que se vive en el ámbito empresarial actualmente, requiere de impulsar los procesos y actividades de negocio que generan las ventajas competitivas de las compañías ante sus más fuertes competidores.

Por esto, desde hace ya varios años, se ha dado mayor importancia a las Tecnologías de Información y su alineación con las estrategias del negocio para mejorar sus procesos clave de negocio. Prueba de ello, es el incremento tan sustancial de adquisiciones de paquetes de software empresariales tales como el ERP (Enterprise Resource Planning), con el cual los directivos de las compañías esperan tener integradas todas las áreas de la compañía que contribuyen para la generación de sus productos y servicios.

Esta integración de sistemas, sin embargo, ha ocasionado muchos problemas.  Las compañías se enfocaban en la adopción de sistemas ERP para resolver problemas de integración. Sin embargo, estos sistemas automatizaban las actividades principales del negocio sin resolver las estructuras y procesos de negocio fundamentales. Como resultado, frecuentemente coexistía un sinnúmero de aplicaciones diferentes con los sistemas ERP.

Para evitar en lo posible esta problemática, se debe conocer el potencial de este tipo de sistemas, sus ventajas y desventajas y sus principales características, así como sus desventajas y problemas de implementación y puntos importantes que requieren mayor atención al momento de tomar la decisión de implementar una aplicación como el ERP.

Por lo tanto, este artículo pretende proporcionar las bases para que las compañías interesadas en la adquisición de un sistema ERP, tengan los elementos suficientes para determinar si la adquisición de un sistema ERP para su empresa representaría una buena solución para los problemas de integración que se tengan o una carga extra y que requiere considerar otros aspectos de la compañía antes de tomar la decisión de adquirir un sistema ERP.

¿Por qué la Integración?

Con el transcurso del tiempo, aumentó la importancia de contar con información confiable, íntegra y oportuna para lograr los objetivos estratégicos de las organizaciones. Debido a esto, para las empresas actuales es de vital importancia tener comunicados a todos sus departamentos; dicho de otra manera: que sus fuentes y almacenes de información dispongan de los medios mediante los cuales puedan generar, compartir, actualizar, comunicar y obtener información útil y confiable para el logro de sus objetivos.

Para lograr esto, la integración de sistemas ya no es considerada como una opción, se considera una obligación. Y no se trata sólo de conectar los sistemas, La integración significa alinear la estrategia de Tecnologías de Información (TI) con los objetivos de negocio.

Sin embargo, además de permitir conectar los sistemas y alinear la estrategia de TI con la estrategia de negocio, la integración se logra con el enlace entre la información y la ventaja competitiva.

Así pues, hoy en día los directivos de TI y su staff de colaboradores están tratando el tema de integración como un imperativo del negocio.

Tal integración, permite a la compañía tener una relación más estrecha con sus clientes y socios de negocio. Al momento de que los sistemas de la compañía estén integrados en uno sólo y la información que se genera de éste es percibida como confiable y útil para los clientes de la organización, éstos dedicarán un mayor esfuerzo por concentrarse en mantener y acrecentar su relación con tal compañía.

Aún logrando lo anterior, no es ninguna sorpresa que la integración a esta escala cuesta grandes cantidades de dinero, y ésta es la razón por la cual mucha gente y compañías están y tendrán que debatir.

¿Por qué fracasan las implementaciones?

El ERP es un conjunto de herramientas y programas integrados que apoya las principales actividades organizacionales tales como fabricación y logística, finanzas y contabilidad, ventas y marketing y recursos humanos. 

Esto significa que, de lo que se trata es contar con un sólo producto de software que satisfaga las necesidades de la gente de la fábrica, así como las de la gente del departamento de recursos humanos, ventas y marketing, entre otras. Normalmente, cada uno de estas áreas tiene su preferencia o está usando una herramienta de acuerdo a las formas de trabajo en particular del departamento. Lo que el ERP hace es combinar todos estos sistemas en un solo paquete de software integrado que ejecuta una sola base de datos de tal manera que varios departamentos puedan intercambiar, acceder y actualizar información y comunicarse con los otros departamentos más fácilmente.

Esta integración puede traer un retorno a la inversión tremendo si las compañías instalan el software correctamente.

Sin embargo, una pregunta muy común y difícil de responder para varios directivos es: ¿Por qué son tan frecuentes los fracasos en proyectos de ERP?

La razón es muy simple: a la gente no le gusta el cambio.

Con el uso del ERP, lo mínimo que puede esperarse es que los procesos de trabajo se realicen de manera distinta. El ERP genera cambios en la manera como las personas realizan su trabajo. Pero los cambios en la forma en que las personas realizan su trabajo no es la parte más difícil. Lo más complicado al momento de introducir una nueva tecnología, como el caso del ERP, es que las personas cambien su forma de pensar y la percepción de que la nueva tecnología les ayudará a hacer mejor su trabajo.

Este cambio en la forma de realizar el trabajo es la razón por la cual el valor del ERP es tan difícil de afianzar.

Algunos investigadores proponen el uso de estrategias de implementación de ERP orientadas a la gente. Se mencionan algunos ejemplos de estas estrategias:

• Las actitudes del staff y la administración (gerencia) hacia el nuevo sistema ERP.

• El involucramiento de los usuarios durante todo el proceso de implementación del sistema.

• El entrenamiento de los usuarios para el uso adecuado del sistema.

Por lo tanto, con el fin de que las implementaciones de ERP sean exitosas, hay que saber cómo y qué es lo que las personas piensan. Es el pensamiento lo que tiene que cambiar.

Por la Division consultoria de Evaluando ERP