Con la llegada de la informática, los sistemas de gestión documental han permitido “jubilar” las estanterías y armarios llenos de documentación, para pasar a disponer de sistemas de gestión documental integrados y con una capacidad de almacenamiento infinita, que los hace ideales como centro de información de la empresa. A continuación, vamos a ver cinco razones por las que las pymes necesitan un gestor documental..

Si existe una característica deseada hoy por las empresas, esa es la agilidad. Ser ágil significa saber adaptarse a los cambios, responder y reaccionar con rapidez (antes que tu competencia), y tener capacidad para innovar gracias a un modelo de negocio flexible y abierto. Para crear una empresa ágil, es absolutamente necesario construir entornos de colaboración en los que las ideas y el conocimiento puedan compartirse y fluir libremente, sin dañar en ningún momento la propiedad intelectual de la organización

Una de las cuestiones que parecen no cambiar en las empresas es el uso del papel. Y esto a pesar de las tecnologías que nos permiten ir reduciendo su uso hasta límites que pueden ser ínfimos. Las ventajas son mayores a medida que el volumen de negocio de la empresa aumenta. Pero también depende mucho de la tipología de la empresa. Hoy vamos a intentar ofrecer algunos consejos para ver cómo reducir el uso del papel en el día a día de la empresa.

Las principales ventajas que encontraremos con esta práctica es el coste asociado al almacenamiento, gestión y recuperación de los documentos. No se trata sólo del espacio que nos ocupan o el tiempo que tardamos en ordenar y gestionar, sino de aprovechar un sistema digitalizado de gestión documental que nos permita mejorar la productividad general de la empresa.