Oficina sin papeles, de utopía a realidad

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Joined: 14/02/2013
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Cristina Gómez, IM Consultant Manager de SGAIM, explica en un post en el blog de T-Systems la evolución del concepto de Oficina sin papeles y cómo ya es una realidad totalmente operativa en la gestión documental.

El término de Oficina sin papeles hace ya más de 70 años que se utiliza, desde entonces, la tecnología ha evolucionado de tal forma que ciertos conceptos, antes inviables, ahora son factibles.

Pero enfrentada a esta evolución de la tecnología, que permite actualmente la posibilidad de la Oficina sin papeles, nos encontramos el factor humano, que dificulta este proceso tecnológico.

Acostumbrados a la presencia y uso del papel, el cambio digital absoluto que se plantea hace inviable el propio cambio, genera desconfianza y con ello un retroceso a los usos anteriores y la vuelta a las montañas de papel.

La solución ante esta realidad reacia a cambios tan bruscos pasa por realizar este proceso de forma escalonada, eliminando así el rechazo y generando más éxito en la implantación de la Oficina sin papeles.

Según comenta en la entrevista Cristina Gómez, el proceso se realiza de la siguiente forma: “Se selecciona un área de la empresa, un tipo de documento o un tipo de proceso, en cada sector o empresa el que más convenga, y se va introduciendo, poco a poco, la nueva política de eliminación del papel en la gestión documental. De esa manera desaparecerán algunos papeles de la montaña, pero no todos. Y las personas podrán ir comprobando la utilidad de trabajar con menos papel y más información electrónica. De esta manera eliminas un poco el rechazo inicial y si lo acompañamos de formaciones donde se explique la nueva forma de trabajar, las ventajas que les supone y les resuelves las dudas que les surjan. Se convertirán en fieles defensores de la Oficina sin papeles.”

Y concluye: “Por fin hemos conseguido que la utopía de la Oficina Sin Papeles sea una solución realista y que ya está funcionando en clientes que han conseguido superar todos los obstáculos.”

 

Ver el post publicado en el blog de T-Systems.

Descubra las soluciones para la Oficina sin papeles que ofrece SGAIM.


 

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Joined: 18/04/2017
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Aunque el avance de las TIC's ha ayudado a digitalizar y almacenar gran cantidad de documentos que se encontraban impresos en las organizaciones, es  un hecho que aun podemos encontrar obstaculos para tener un Oficina sin Papeles al 100%.

En muchas oficinas el personal que labora no cuenta con la habilidad para el manejo de las TIC, por lo que cree que es dificil dejar de usar  papel para sus anotaciones, por ejemplo. Otro obstáculo puede ser que no se cuente con la capacidad de almacenamiento electrónico para guardar toda la información que se recibe en papel. 

Sin embargo las TIC avanzan aceleradamente, para contar con la oficina sin papel, ya que es más  sencillo encontrar nuestros documentos en la nube las 24 horas del día, que andar con ellos fisicamente a donde quiera que vayamos.

 

Por lo pronto debemos de  reforzar en las organizaciones que los beneficios de no usar demasiado papel, se traducen en ahorros economicos, naturales asi como en hace cumplir la Ley de protección de datos particulares

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Joined: 20/04/2017
Puntos: 1

Efectivamente, recordemos que los recursos que podemos encontrar en el Internet, son casi “Infinitos”, no solo en las áreas profesionales, si no en las áreas personales y de esparcimiento ,  recordemos que las TIC´s , generan un acercamiento directo entre el proveedor y cliente, lo cual optimiza en una empresa no solo los gastos, si no en la atención que se necesita dar al cliente,  para lo cual y a través del tiempo es necesario ir puliendo las habilidades propias de los integrantes de una empresa, el cambio es irreversible. Y para ello es necesario que nos adecuemos y aprendamos a aprender, si queremos ser competitivos en este nuevo entorno empresarial.

Y esto nos arrastra al dominio de tecnologías digitales, las cuales llevan consigo afortunadamente el necesario dominio de las futuras “oficinas sin papales”, el cambio se irá dando poco a poco, pero, en contraste con la necesidad que , lleva una celeridad que va a ir aumentando más y más. Aquí el punto es “no dejarse llevar por la corriente, sin aprender como nadar en ella”. ¡Saludos! 

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