Dataprix

Hay varias razones para unirse a los dos conceptos de Business Intelligence (BI) y eXtensible Business Reporting Language (XBRL). Ambos conceptos tienen en común el apoyo y la automatización en la administración del proceso de presentación de reportes y análisis de información. Considerando que el XBRL intenta describir el significado de los datos de empresariales y estandarizar el intercambio de datos, BI tiene por objeto analizar e informar de decisiones relevantes con respecto a estos datos.

Ambos vienen de diferentes perspectivas, XBRL a partir de la descripción semántica de los datos XML en un entorno de BI y de búsqueda del conocimiento en los datos. De un modo simple XBRL se puede entender como un proceso automatizado de presentación de informes de las empresas y, por tanto, como parte de BI.

XBRL en Business Intelligence

Mientras XBRL podría parecer que se orienta hacia la contabilidad financiera o de los ambientes contables, este lenguaje es técnicamente mucho más amplio que la industria de servicios financieros. La palabra “extensible” XBRL significa que es lo suficientemente flexible como para ser ajustada para satisfacer las necesidades de un negocio en particular y no sólo la normalización de la información financiera.

En BI los usuarios tienen a su cargo la presentación de datos de las empresas acerca de las transacciones comerciales y el rendimiento en un estándar genérico. El uso XBRL es una forma útil de proporcionar una única presentación de reportes para la representación de datos transaccionales. Que lo hace ideal para la auditoria en el rastreo de informes financieros y administrativos.

XBRL reduce los costos de procesamiento de datos y hace que la información financiera esté disponible más rápido a herramientas de BI para la presentación de reportes y un análisis más detallado.

Ventajas de utilizar XBRL

• Consistencia Analítica
  • XBRL manipula y valida los datos de manera eficiente, lo que permite manipular la información de una manera más rápida y confiable, así como tambien facilita la consistencia de la información en los procesos de extracción y validación.
• Transparencia
  • XBRL proporciona una buena auditoría financiera, fiscal, legal, estadística y presentación de informes administrativos.
• Comparaciones competitivas
  • Una de las principales ventajas de XBRL es que es legible, lo que significa que si las empresas quieren ver la información de sus competidores para hacer una comparación, XBRL facilita el análisis correlacional y permite comparar diferentes estilos de documentos financieros e informes.
• Reducción del esfuerzo de procesamiento de datos
  • Un ahorro de costos significativo puede originarse en la administración de datos y procesamiento para generar reportes en XBRL, así mismo, reduce el tiempo que consumen las tareas de extracción de datos para recolección, comparación y estructuración de los mismos.
• Contexto
  • XBRL va más allá de los informes estándar SQL en la medida en que embebe en el contexto de datos, que le permite ser compartida fuera del informe.
• Análisis y toma de decisiones más eficientes
  • Los modelos de análisis pueden llenarse con elementos de datos validados y estructurados, lo cual libera a los usuarios de las tareas de preparación de los datos y les permite enfocarse totalmente al análisis y toma de decisiones, dando como resultado acciones más rápidas y confiables en el contexto del negocio. 

Beneficios

• Rapidez en la transmisión de la información a los accionistas, los analistas y al mercado en general, lo que redunda en una mayor transparencia.
• Reducción de errores, al no tenerse que reintroducir la información.
• Reducción de costos.
• Automatización de procesos.
• Flexibilidad, al poderse exportar la información en cualquier formato existente.
• Interoperabilidad entre los distintos sistemas informáticos.
• Los tipos de usuarios mas beneficiados serían:
  • Los preparadores de información financiera
  • Los intermediarios en los procesos de preparación y distribución
  • Los usuarios de información financiera
  • Los vendedores de software y servicios que atienden a los tipos de usuarios previamente mencionados.

Aspectos técnicos

Los documentos de XBRL son un número variable archivos XML relacionados con XPATH, para lo cual finalmente es un archivo XML que contiene los datos numéricos de cada elemento y hace referencia a los archivos de la taxonomía. De manera general describimos la estructura taxonómica como sigue:

• Label
  • Etiquetas de cada campo, en varios idiomas
• Definition
  • Definición del campo
• Presentation
  • Reglas de presentación de los campos, precedencia
• Reference
  • Referencias, comentarios y notas sobre cada campo
• Calculation 
  • Cálculos matemáticos y relaciones entre los campos

En siguientes artículos referentes a XBRL, hablaremos de herramientas, ejemplos técnicos, así como la continuidad en la adopción de este estándar en los negocios y tecnología.

Referencias:

http://www.gestiopolis.com/recursos2/documentos/fulldocs/fin/xbrl.htm
http://www.monografias.com/trabajos47/cambio-cualitativo/cambio-cualitativo.shtml
http://www.desarrolloweb.com/articulos/1693.php
http://www.iese.edu/es/files/Art_Computing_Cabre_XBRL_Nov04_tcm5-5620.pdf
http://www2.elnuevodiario.com.do/app/article.aspx?id=110859
http://www.sbr.gov.au/content/sbr_benefits.htm
http://netdotwork.co.za/article.aspx?pklArticleId=4965&pklCategoryId=366
http://www.tdwi.org/News/display.aspx?ID=8984
http://blog.maia-intelligence.com/2008/01/07/tagged-economy-xbrl-emerging-opportunity/
http://www.intelligententerprise.com/showArticle.jhtml?articleID=165700226

Con el último Release de SQL Server 2008, Reporting Services (SSRS) ha llegado a su tercera versión. Mientras que en versiones anteriores contenía ya muchas características, en la última versión SSRS es mucho más fácil de usar, convirtiéndose en una nueva poderosa herramienta de nivel empresarial  para el diseño de reportes.

• El IIS  ya no es requerido

En los dos Releases anteriores, estaba basado sobre el IIS quien era el host para el Web Service de RS y Report Manager Web Application. Muchas organizaciones que tienen como regla no instalar el IIS sobre la misma máquina donde está instalado el SQL Server por razones de seguridad. Esta dependencia sobre el IIS, sin embargo es la causa de que se deje de usar el SSRS. Basado en feedback, Microsoft ha reestructurado SSRS 2008 y removido esta dependencia.

• Mejor Administración de memoria

Los usuarios que tienen que visualizar SSRS en un ambiente de mucho tráfico  pueden tener notificada la degradación del rendimiento  cuando varios usuarios accedan a reportes con muchas páginas. La razón de la lentitud de SSRS, los reportes los almacenaba en memoria , causando problemas cuando el índice de demanda era alto. Esto decrementa sobre la demanda de procesamiento cargada sobre servidor.
Además de estas mejoras de memoria, que ahora también puede fijar un limite de la memoria de SSRS debe utilizar.

• Mejora de la visualización de datos
  Con la adquisición de la Dundas por parte de Microsoft, y la integración de esta aplicación  con los componentes con SSRS

• Región de Datos Tablix

Esta nueva región de datos combina la funcionalidad de ambas tablas y la matriz de regiones de datos. Esta región permite combinar múltiples grupos de columnas y filas, esencialmente permite crear  reportes que tengan filas dinámicas y columnas dinámicas de entrada.

 

 

• Exportación a archivos CVS y Microsoft Word

La exportación a CSV es útil para automatizar el proceso del reporte, si se está interesado en la exportación de elementos de datos para el reporte, ademas la exportación a Microsoft Word.

Referencias:

http://searchsqlserver.techtarget.com/tip/0,289483,sid87_gci1337631,00.html?track=NL-420&ad=671311&asrc=EM_NLT_4924391&uid=8208102

http://www.vinodunny.com/blog/post/SQL-Server-2008-Reporting-Services—Big-Changes.aspx
http://www.miracleas.dk/images/upload/historier%20hjemmeside/Lybecker%20sql%20server%20præs%20reporting%20services.pdf
http://www.sadev.co.za/node/247

En la primera parte del artículo hemos definido las bases para entender en que realmente debería de consistir la solución de Business Intelligence, en esta parte final de artículo determinaremos los factores que influyen para comprender el costo así como el valor que debemos esperar de dicha solución.

PERCEPCIÓN DE VALOR Y COSTO

Ya que comprendemos que es Business Intelligence para nuestra empresa, así como haber ubicado la etapa de la información en la cual nos encontramos, lo que sigue es identificar el valor de la solución de BI y el costo de dicha solución en función del objetivo planteado.

ROI  (Return On Investment,  Retorno de la Inversión)

La percepción de valor de una solución de BI puede ser determinada en diferentes ámbitos del negocio, como por ejemplo mejorar el flujo de información del negocio, generar utilidad directa e indirecta, reducir costos, soportar y dar confiabilidad a decisiones estratégicas, así como una infinidad de escenarios más. 

Existen artículos de especialistas en BI que definen que la  clave de tomar la decisión de implementar una solución de BI consiste en determinar el ROI de la misma. 

La pregunta obligada es ¿Realmente se puede obtener el ROI desde la definición del proyecto?,  definitivamente es imposible determinar un ROI cercano a la realidad, porque sencillamente estamos midiendo escenarios que no conocemos, por decir un ejemplo, desde la percepción del proyecto podríamos contestar lo siguiente  ¿Cuánto nos ahorraríamos de gastos? ó ¿Qué porcentaje mejorarían nuestras ventas? ¿Cuánto crecerá nuestra utilidad?

En la vida real suceden diferentes escenarios, un escenario es que algunas empresas con solo dar visión de la información y tomar una decisión simple y a la vez fácil desde una implementación adecuada de BI que consistiría comprar más producto en cierto periodo o dejar de comprar cierto producto, el valor en dinero de la decisión habría pagado “n” veces el costo económico de la solución. Otro escenario de la vida real sería el siguiente, se compran 100 licencias para acceso a una herramienta de BI donde solo es utilizada por 5 usuarios de los 100 posibles, ¿Esto estaba considerado para determinar el ROI?, definitivamente no.

TCO (Total Cost of Ownership, Costo Total de Propiedad)

La percepción del costo de una solución de BI es comúnmente denominado con el TCO al cual se le atribuyen ciertos factores que participan en el cálculo del mismo,  por ejemplo:

• Software
  • Sistema Operativo
  • Plataforma de BI
  • Herramienta de BI (Puede estar integrada en la plataforma o ser independiente)
• Servicios
  • Implementación y mantenimiento Hardware
  • Implementación, mantenimiento y desarrollo de Software
  • Capacitación de personal técnico y usuarios
  • Consultoría en procesos de negocios
• Hardware
  • Servidores
  • Conectividad
  • Respaldos y mantenimiento
  • Equipos Cliente

Cada uno de los rubros pudiera tener infinidad de elementos que lo comprenden, así mismo existen rubros de costo escondidos los cuales son difíciles de medir como lo serían la cultura organizacional, el rechazo al cambio, el aprovechamiento correcto de la solución, entre otros, que pueden dejar fuera de la realidad dicha interpretación.

En la vida real, al implementar una solución de BI nos enfrentamos a muchos factores que impactan en el costo y que jamás imaginamos en el contexto de nuestro proyecto, por ejemplo, ¿Cuánto cuesta qué los usuarios “boicoteen” la solución por el rechazo al cambio y/o por sentirse medidos en su productividad? , ¿Cuánto cuesta seleccionar una herramienta de BI incorrecta?, ¿Cuánto cuesta que no se aproveche de la manera correcta la información?,  y así mismo una serie de situaciones que suceden en la realidad  y que dejan fuera de base cualquier cálculo de TCO, por lo tanto ¿Realmente podemos utilizar el TCO para determinar el costo de una solución de BI?  ¿Usted qué opina?

HERRAMIENTAS DE BUSINESS INTELLIGENCE

Las herramientas de BI han sido usadas como el principal indicador del costo de una solución, es decir, el licenciamiento de la plataforma y/o herramienta especializada de BI costará un porcentaje muy importante de tu solución completa, además de ser considerada la pieza clave de toda la solución.

En este punto es donde retomamos la definición de Business Intelligence que definimos anteriormente, ¿Qué necesitamos realmente para tomar decisiones en nuestra empresa?, si aplicamos el sentido común la respuesta será una herramienta que nos resuelva cualquier pregunta del negocio 100% confiable y en el menor tiempo posible.

Estando de acuerdo que necesitamos una herramienta de BI para explotar nuestra información, entonces tendremos que decidir lo más difícil, ¿Qué herramienta nos conviene?, dicha decisión tiene muchos puntos implicados, primero por la gran diversidad de herramientas que existen algunas especializadas y otras cubriendo la mayor parte de los rubros por ejemplo:

• Reportes
• Análisis dinámico de información
• Scorecard
• Dashboard 
• Forecast, planeación y presupuestos
• Minería de datos y análisis predictivo
• Alertas y notificaciones
• Etc.

La pregunta más importante aquí es ¿Realmente requerimos todos los puntos anteriores para tomar decisiones?, ¿Realmente requerimos una herramienta que incluya todo? las respuestas a dichas preguntas nos darán el camino a seguir en nuestra definición del costo de la solución de BI.

En la vida real la herramienta de BI más usada son las hojas de cálculo, dicha herramienta es usada prácticamente por todas las compañías para tomar decisiones ya sea en información capturada o como cliente de base de datos o de cubos de información. Si después de implementar una solución de BI con toda la información del negocio al día, con las reglas especificas, con 100% de confiabilidad, con un rendimiento aceptable y al usuario para que haga sus análisis, reportes, scorecards, etc. le das una hoja de cálculo, la reacción de la mayoría de los usuarios será  ¿Tanto que pagamos y tiempo dedicado para seguir usando las hojas de cálculo? en función a esto ¿Podríamos considerar que el usuario sabe lo que quiere?, realmente lo que estaríamos percibiendo es una incorrecta apreciación de la solución de BI.

Definitivamente una solución de BI desde el punto de vista tecnológico y de negocio puede ser explotado al máximo con una buena herramienta de BI, pero el punto a consideración es que si realmente necesitamos para tomar nuestras decisiones de negocio todas las bondades y características de las herramientas de BI o podremos hacer un análisis de requerimientos a conciencia y solo seleccionar las herramientas o elementos que realmente nos ayudaría a tomar decisiones en nuestra empresa.

Herramientas de BI de Código Abierto (Open Source)

Cuando se hace referencia al costo de las herramientas de BI es importante mencionar a las herramientas de BI  de Código Abierto (Open Source), dichas herramientas ofrecen características similares a herramientas propietarias pero con la diferencia que en términos generales en sus esquemas más comunes no tienen costo económico. 

La primera pregunta al respecto ¿Realmente tiene menor costo una herramienta de BI Open Source?, en los puntos previamente tratados en el presente artículo nos dan referencias importantes acerca de cómo percibir el costo y el valor de una solución completa de BI donde una parte de dicha solución es la herramienta, para contestar la pregunta planteada tendríamos que contestar la siguiente, ¿Realmente la herramienta de BI de Código Abierto tiene lo que necesitamos para tomar decisiones en nuestra empresa?, la respuesta puede variar en cada caso, como todas las herramientas existen ventajas y desventajas según las condiciones de negocio y tecnología de la empresa.

La gran contradicción en este punto es que muchas empresas deciden por una herramienta de BI Open Source para disminuir el costo de la solución de Business Intelligence, esto en el sentido de la percepción de valor del  negocio no debería influir en dicha decisión ya que el costo de la solución no se mide en licenciamiento si no en función de la capacidad y fiabilidad de tomar decisiones de negocio en la empresa. 

Para complementar este punto recomendamos leer el artículo ¿Cómo no debemos seleccionar una herramienta de Business Intelligence?

DEFINIENDO EL COSTO DE LA SOLUCION DE BUSINESS INTELLIGENCE

En los puntos previamente planteados hemos definido elementos importantes para poder determinar el costo de la solución de BI más allá de lo económico de los elementos que intervienen en dicha solución. A continuación indicamos las premisas generales a considerar:

1. ¿Qué “realmente” necesitamos para tomar decisiones en nuestra empresa?, la respuesta a dicha pregunta nos indicará las bases para determinar los elementos necesarios para implementar dicha solución.
2. Definir la etapa de la información en la que está nuestra empresa. Para este punto es determinar si lo que necesitamos en primera instancia es tener información confiable y oportuna para facilitar y mejorar nuestra operación, esto en pocas palabras indicaría que si nuestra empresa estaría o no preparada para aprovechar herramientas analíticas y/o predictivas si acaso tuviéramos deficiencias en nuestro flujo de información más básico.
3. Determinar si es necesario apoyo externo para poder realizar dicha solución,  para lo cual tendremos que decidir en función de los objetivos del negocio que tipo de apoyo solicitaríamos (Por ejemplo, asesoría en procesos de negocio, asesoría en tecnología, etc.).
4. Definir la cuestión de tecnología requerida en caso de no contar con ella, en este punto muchas empresas por desconocimiento no explotan al máximo la tecnología con la que ya cuentan, es decir, la mayoría de las empresas cuentan con licenciamiento de software, especialmente de Base de Datos, ya sean heredados de un sistema o utilizado en algún proceso del negocio, que dicho licenciamiento puede ser aprovechado en forma parcial o total en la solución.
5. Definir si nuestra empresa está preparada para adoptar una solución de BI en todos sus niveles y si el personal está consciente que se requiere apoyo y aceptación de los objetivos planteados de dicha solución.
6. En la parte que se refiere a tecnología, es necesario determinar si están disponibles todos los elementos requeridos para dicha implementación, es decir, los sistemas de operación y administración ya sean independientes o integrados en un ERP estén lo suficientemente maduros para ser explotados en una solución integral de BI.

Con las premisas previamente planteadas, nuestra solución de BI no debería ser considerada como un costo a la empresa, más bien debe ser considerada como parte del funcionamiento de la empresa, en pocas palabras si la solución da un valor tangible e intangible no sería relevante el costo económico en el que se pudiera incurrir.

Partiendo del punto anterior una solución de BI es considerada un costo cuando ocurre al menos alguno de los siguientes puntos:

• No comprender que es Business Intelligence
• Creer que Business Intelligence es una tecnología
• Cultura organizacional en la cual se desconocen objetivos y metas del negocio
• No determinar cómo medir el valor de las decisiones
• Considerar valor solo en los beneficios tangibles
• Considerar la solución de BI como una moda tecnológica

CONCLUSIÓN

Una solución de Business Intelligence no debería ser considerada un costo, más bien se consideraría como un activo de la empresa, esto en términos del valor del negocio, es decir, dicha solución puede y debe ser aprovechada como estrategia del funcionamiento del negocio para coordinar y armonizar todas las áreas de la empresa y orientarlas al objetivo de la misma que consiste en generar dinero ahora y en el futuro.

¿Cuánto Cuesta? es la primer pregunta que hacen los interesados en implementar una solución de Business Intelligence,  de inicio es una pregunta muy difícil de contestar debido a la gran variedad de escenarios para implementar una solución de BI, pero antes de poder contestar dicha pregunta es necesario contestar la siguiente ¿Qué entiendes por Business Intelligence?

¿QUÉ ES BUSINESS INTELLIGENCE?

Lo primordial para determinar el costo de una solución de BI consiste en saber exactamente qué entendemos por Business Intelligence, para esto si buscamos en internet nos encontraremos con definiciones muy parecidas a lo siguiente “Business Intelligence es el conjunto de estrategias y herramientas enfocadas a la administración y creación de conocimiento mediante el análisis de datos de una organización o empresa”  la definición es correcta, pero lamentablemente en la actualidad la palabra Business Intelligence ha sido mal empleada usándola principalmente para determinar soluciones basadas en tecnología y rara vez en el enfoque mismo del negocio.

En los últimos años conforme el término de Business Intelligence ha sido más empleado es común ver personas en cada empresa que se refieran como “Gráficas y Reportes” al alcance de la solución de BI, esto como resultado del poco o nulo conocimiento de lo que en realidad BI hace para el negocio, obviamente si a dichas personas les comentamos acerca de las estrategias y costos de la solución en cualquier escenario será difícil quitar la idea que el BI es caro.

Así mismo de la cultura organizacional para entender lo que es BI otro escenario que se ha encargado de hacer una mala interpretación respecto al costo del BI es la cantidad enorme de herramientas tecnológicas que hacen referencia al término, donde en cualquier escenario que se hable al respecto el resultado se medirá en cantidad de usuarios por el costo de la licencia del software, más costos de hardware y mas costos de servicios.

Realmente en pocas palabras definir una solución de Business Intelligence debería ser más o menos como sigue “Es lo que requiere una empresa para tomar decisiones”, utilizando este enfoque romperemos muchos paradigmas referente al costo real de implementar una solución de BI.

ETAPAS DE LA INFORMACIÓN

Algo primordial en el entendimiento de BI es conocer las 2 perspectivas que lleva consigo, la de Tecnología de Información y la del Negocio, esto nos ayudara a identificar realmente que nos hace falta para tomar decisiones en nuestra empresa.

Para orientar la estimación del costo de BI debemos conocer en qué etapa de la información está nuestra empresa, para esto resumimos brevemente las etapas

Etapa 1 -  Automatización de Reportes

Es cuando nuestra empresa requiere la automatización de reportes para facilitar la operación y la toma de decisiones tácticas.

 Todas las empresas deben de pasar por esta etapa, un síntoma de esta etapa es la “reportitis” y cuando los reportes se generan de diversas fuentes y/o no está centralizada la información con lo cual existen muchos errores e inconsistencias en la misma.

Para poder pasar a la siguiente etapa es necesario que la operación este totalmente cubierta en sus necesidades de información operativa y táctica.

Etapa 2 -  Análisis de Información

Esta es la segunda etapa de la información de una empresa, sigue después de haber cubierto sus necesidades operativas y es donde se hacen análisis de información con un sentido estratégico y de seguimiento de metas, donde los ejecutivos y analistas pueden ver el comportamiento de la empresa día a día, así como determinar y analizar sucesos de negocio dentro del universo de la información.

Etapa 3 -  Análisis Predictivo y Minería de Datos 

En esta etapa es cuando la empresa tiene su información operacional al día, así como su información  analítica, ya cubriendo dichas necesidades requiere predecir el comportamiento de la empresa en base a información estadística, sentido de negocio, variables del mercado, escenarios hipotéticos,  etc. 

Continua en la segunda parte.

Para los profesionales de Business Intelligence, ya sean con experiencia o interesados en la materia, el tema de la metodología de Business Intelligence es considerada parte medular de la formación profesional. Muchos profesionales se guían por metodologías basadas en las corrientes de Kimball y/o Inmon, así como muchos otros diseñan sus propias metodologías basadas en alguna de las corrientes mencionadas o que sean afines a la tecnología seleccionada.

La metodología de Business Intelligence nos da mayor grado de certidumbre que nuestro proyecto cumplirá los objetivos trazados y en el tiempo convenido desde el punto de vista de un proyecto de Tecnología de Información, pero cabe aclarar que los proyectos de BI tienen 2 perspectivas, la de negocios y la de TI.

El uso de la metodología nos puede orientar a definir correctamente los objetivos de negocio y definir las metas del proyecto, pero no garantiza un proyecto exitoso debido a los factores directos e indirectos que influyen en este tema, como lo son las herramientas de BI seleccionadas, la cultura organizacional, perfiles técnicos y de negocio de los consultores, presupuesto del proyecto,  entre otros.

Aunque no es una regla, tanto en proyectos en general de TI así como proyectos de BI, la metodología se liga de cierta manera a la tecnología seleccionada, en el caso de BI, la plataforma seleccionada puede definir puntos esenciales relacionados a características propias de la tecnología, mejores prácticas, documentación de procesos y escenarios, definición de componentes, perfiles involucrados, etc.

Dentro de los rubros de la metodología que no se consideran afectados por la plataforma tecnológica podemos considerar los documentos de toma de requerimientos de negocio deberían ser similares para cualquier metodología.

The SQLBI Methodology

Recientemente el sitio www.sqlbi.eu liberó un borrador de un documento que nombraron The SQLBI Methodology, dicho documento contiene en su version preliminar los siguientes temas principales.

• Definición de componentes de una solución de BI
• Un resumen de la metodología de KIMBALL
• Un resumen de la metodología de INMON
• Recomendaciones para el uso de cada escenario
• Los diferentes puntos en el diseño de una arquitectura para BI

Un punto a considerar de este tema, es que la metodología está orientada a la plataforma Business Intelligence de Microsoft, pero muchos de los puntos comentados hasta esta version de borrador son compatibles con otras plataformas tecnológicas.

Cabe aclarar que este borrador todavía le faltan muchos puntos por completar y agregar, para lo cual se puede participar en el foro del mismo sitio para hacer las recomendaciones y aclaraciones pertinentes.

Es una lectura recomendada para todos los interesados en el tema de BI, principalmente a principiantes en el tema.

En entregas posteriores, compartiremos los principales puntos de nuestra metodología propietaria, que definimos como una Metodología ágil para soluciones de Business Intelligence.