¿Qué es un ERP y qué ventajas aporta a las empresas que lo implantan?

¿Qué es un ERP y qué ventajas aporta a las empresas que lo implantan?
Redaccion-Dataprix Fri, 02/28/2014 - 19:55
ERP

 

El 23,3% de las empresas españolas tiene un ERP, según el estudio eEspaña 2013, cifra que se eleva al 62,8% en el caso de las grandes compañías. ¿Pero qué es un ERP exactamente? ¿Y qué beneficios ofrece que justifiquen su implantación, no siempre sencilla? Vamos a conocer mejor estos programas.

 

¿Qué es un ERP y qué ventajas aporta a las empresas que lo implantan?¿Qué es un ERP? Estas "famosas" siglas que oímos tan a menudo corresponden en inglés a Enterprise Resource Planning y se suelen traducir en castellano como "Sistema de Planificación de Recursos Empresariales" o “Planificador de Recursos Empresariales”. Como su propio nombre indica, se trata de paquetes de software de gestión empresarial que permiten planificar y controlar los recursos y procesos de negocio de una empresa.

Haciendo un poco de historia para ponernos en antecedentes de lo que es un ERP, los primeros ERPs surgieron en Estados Unidos durante la Segunda Guerra Mundial. Aprovechando los primeros equipos informáticos, las autoridades norteamericanas crearon rudimentarios programas de gestión para planificar y controlar el esfuerzo productivo de guerra. Después, este tipo de software pasó al sector empresarial y se fue desarrollando hasta convertirse en lo que actualmente conocemos como un ERP.

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Las claves de un ERP

A diferencia de los programas de planificación centrados fundamentalmente en la producción, los ERPs modernos son soluciones capaces de abarcar todas las áreas de una organización empresarial: finanzas, contabilidad, facturación, ventas, marketing, logística, producción, inventario, nóminas, etc. Con ese fin, los programas ERP están formados por diferentes módulos o herramientas que corresponden a cada una de estas áreas. De este modo, la empresa puede decidir qué módulos va a implementar en cada momento en función de las actividades de su negocio que necesita gestionar. Por lo tanto, la implementación de un ERP siempre es en cierta parte a medida, ya que además de escoger los módulos que se implantan, se requiere un proceso para adaptarlos al funcionamiento específico y la idiosincrasia de cada empresa concreta.

Además, al contrario que un paquete de aplicaciones informáticas que funcionan por separado (como podría ser la popular suite de ofimática Microsoft Office), en un sistema de software ERP todos los datos están integrados y conectados. De este modo, la empresa se asegura de que la información fluya perfectamente de un módulo a otro y puede obtener una valiosa visión global centralizada sobre la situación de su negocio, algo que no es posible conseguir con ningún otro tipo de programa empresarial.

También es necesario que el software ERP sea actualizable, ya que con el tiempo pueden variar tanto las necesidades de la empresa (por ejemplo lanzamiento de nuevos productos y servicios, apertura de delegaciones, creación de departamentos, etc.) como el entorno en el que opera (por ejemplo cambios en los procedimientos para superar una auditoría y obtener una certificación ISO, o modificaciones en el marco legal como la normativa SEPA). En este sentido, hay proveedores que ofrecen planes de actualización para poner al día ERPs sin necesidad de desechar toda la inversión realizada hasta el momento.

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Las ventajas de un software ERP

De una forma resumida, las ventajas que ofrece la implantación de un software empresarial ERP son:

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Todas estas ventajas se traducen en resultados tangibles y cuantificables para la empresa. Según un estudio realizado por la consultora PriceWaterhouseCoopers, la implementación de un ERP mejora la calidad de la información en un 65% de las empresas; reduce la necesidad de personal en el 35% de los casos; y disminuye los gastos en Tecnologías de la Información en aproximadamente el 20% de las implementaciones. Sin embargo, estos beneficios no son inmediatos, porque implantar un ERP es un proceso que requiere tiempo, esfuerzo e inversión… ¡aunque luego acaba mereciendo la pena!

¿Tu empresa tiene un ERP? ¿Crees que lo necesita?

Imagen: Freedigitalphotos.net

 

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¿Cuál es el origen de los ERP? De invento militar a software imprescindible para las empresas

¿Cuál es el origen de los ERP? De invento militar a software imprescindible para las empresas Redaccion-Dataprix Wed, 03/12/2014 - 11:04

 

Los programas de planificación de recursos empresariales, o ERP, pueden parecer un invento moderno. Sin embargo, sus orígenes se remontan a más de 60 años atrás, prácticamente en la “prehistoria” de la informática. Veamos cómo se originó este software que cada vez es más popular entre las empresas.

¿Cuál es el origen de los ERP? De invento militar a software imprescindible para las empresas

Imagen: Eniac, primer ordenador de propósito general del Ejército de EE. UU. (Fuente: Wikipedia)

 

Como comentamos en otro artículo, los ERP están presentes actualmente en la mayoría de las grandes empresas y cada vez más en las pymes. Sin embargo, contar con un software planificador de recursos empresariales es un "lujo" muy reciente, ya que hace apenas veinte años solo estaban al alcance de las grandes multinacionales y tenían unas funciones bastante más limitadas que los programas que conocemos actualmente. ¿Pero quién inventó el ERP? ¿Cuál fue el origen de estos programas de planificación? La siguiente cronología repasa los principales hitos en la larga historia de los ERP.

1950: como tantas otras innovaciones, los ERP fueron un invento militar. A finales de la Segunda Guerra Mundial, el ejército de Estados Unidos empezó a usar programas informáticos para gestionar las complejas tareas de producción y logística del esfuerzo bélico. Aplicarlos a la industria era aún inviable porque solo las instituciones militares tenían computadoras en esta época. Sin embargo, dichas aplicaciones de planificación militar se consideran el origen de los actuales ERP.

1960: la aparición de las primeras computadoras comerciales para empresas marcó el inicio de una nueva forma de gestionar la información en los negocios. En esa época, lo habitual era que el software básico se entregara con la compra del hardware, aunque luego se podían contratar desarrollos a medida para adaptarlo a las necesidades de cada compañía. De esta forma llegaron a las empresas las primeras aplicaciones básicas BOM (Listas de Materiales, en inglés) o los ya más sofisticados software IMC (Gestión y Control de Inventarios, en inglés), que adaptaban al mundo civil las herramientas de planificación desarrolladas por los militares en la década anterior. En este periodo también empezó a resultar evidente que vender programas podía ser un excelente negocio y surgieron las primeras compañías dedicadas a desarrollar software.

1970: en una época caracterizada por la incipiente escasez de ciertas materias primas como el petróleo, hicieron su aparición los programas MRP (Planificación de Necesidades de Materiales, en inglés). A diferencia de las aplicaciones de la década anterior, eran capaces de controlar no solo dónde y cómo se usaban los materiales, sino también de prever cuándo iban a ser necesarios y en qué cantidad. Por eso los MRP se consideran los antecesores más directos de los ERP, aunque seguían estando enfocados sobre todo a la planificación y el control de la producción. En esta década también se fundaron la mayoría de los proveedores de ERP que conocemos actualmente, como SAP (1972), J.D. Edwards (1977) o Baan (1978).

1980: los programas que usaban las empresas para planificar su producción evolucionaron para empezar a incluir otros ámbitos además de las materias primas. Pasaron a denominarse MRP-II (Planificación de Recursos de Producción) e introdujeron algunos aspectos financieros como el coste de adquisición de las materias primas, el coste de la mano de obra, los costes logísticos, etc. Los MRP fueron el origen de algunas compañías nacidas en esa época que luego se especializaron en el desarrollo de ERP. Por ejemplo PeopleSoft, creada en 1987 y adquirida posteriormente por Oracle (al igual que la más antigua J.D. Edwards). Otras compañías evolucionaron hacia el negocio los ERP a partir de la elaboración de programas financieros, como es el caso de la firma Sage, que fue fundada en 1981 en pleno "boom" de la informática.

1990: es la década en la que nace el ERP tal y como lo conocemos hoy. Se atribuye a la consultora Gartner haber acuñado el término "ERP" (Sistema de Planificación de Recursos Empresariales, en inglés) para definir los nuevos programas de planificación empresarial que llegaban al mercado y cuyo alcance superaba ampliamente los ámbitos tradicionales de la fabricación y las finanzas, por lo que no tenía sentido seguir llamándolos MRP. Según este enfoque, más que un sistema de planificación, un ERP consistía en un sistema de información con la capacidad de respaldar las decisiones tomadas en cualquier área de la compañía. Por lo tanto, ya no se trataba de software exclusivo para empresas de fabricación, sino que podía ser utilizado por negocios de cualquier tipo. Este cambio de paradigma coincidió con la aparición de nuevas empresas de software que desarrollaban ERP alternativos a los grandes fabricantes, como la española Solmicro (fundada en 1994).

2000: los ERP se popularizaron y empezaron a integrar funciones que hasta entonces realizaban otras aplicaciones, como la gestión de las relaciones con los clientes (CRM) o la gestión de la cadena de suministro (SCM). Eso llevó a algunos autores a proponer una nueva categoría denominada "Extended ERP" o ERP extendido, para referirse a los productos lanzados en esa década, que iban mucho más allá de la planificación de la producción y las finanzas. La popularización de estos software llevó a Microsoft a entrar en el mercado de los ERP con la compra de Great Plains en 2000 y de Navision en 2002. Ambas compañías fueron el origen de su actual solución ERP Dynamics, que actualmente es el tercer gran actor que compite en el mercado global de las multinacionales de los ERP, junto con las conocidas soluciones de los fabricantes SAP y Oracle.

Los ERP en la actualidad

En la segunda década del siglo XXI, estamos asistiendo a profundas transformaciones en los ERP con el fin de adaptarlos a las nuevas tendencias tecnológicas como el cloud computing, los dispositivos móviles o el Software como Servicio (SaaS). Paralelamente, los ERP están aumentando su penetración en el mercado de las pymes, se crean soluciones cada vez más verticalizadas y se reducen los tiempos de implementación, una de las barreras que siempre han frenado la popularización de estas herramientas. Todo eso está suponiendo una importante transformación en el mercado de los ERP que plantea interesantes retos para el futuro más inmediato. ¡Aunque eso ya es otra historia que trataremos en próximos artículos!

¿Estás de acuerdo en que todas las empresas tendrán un ERP en pocos años?

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¿Tu empresa necesita un ERP? Cómo saber si ha llegado el momento

¿Tu empresa necesita un ERP? Cómo saber si ha llegado el momento Redaccion-Dataprix Tue, 03/25/2014 - 12:14

 

Implantar un software de planificación de recursos empresariales (ERP) es una decisión que muchas empresas toman cuando alcanzan un determinado tamaño o complejidad. Sin embargo, a menudo es mejor iniciar este proceso antes, sobre todo si detectas alguna de las señales que verás a continuación.

 

¿Tu empresa necesita un ERP? Cómo saber si ha llegado el momentoEl 23,3% de las empresas españolas tiene un ERP, según el estudio eEspaña 2013 de la Fundación Orange. Sin embargo, la penetración de los ERP en España es muy desigual en función del tamaño de la empresa. Este tipo de software está presente en el 62,8% de las compañías de más de 250 empleados y en el 46,2% de las empresas de 50 a 250 empleados; mientras que su presencia cae al 18,9% en las pymes de 10 a 50 empleados y es casi nula en micropymes de menos de 10 empleados.

¿Significa esto que los ERP únicamente son adecuados para las grandes compañías? En absoluto: actualmente, disponer de un sistema de planificación de recursos empresariales es recomendable para todo tipo de negocios, ya que las ventajas que ofrece un ERP no dependen exclusivamente del tamaño o el sector en el que opera la empresa. Además, hoy en día existen programas ERP adecuados para pymes que incluso permiten la posibilidad de actualizarse a partir de soluciones existentes para aprovechar las inversiones realizadas.

Entonces, ¿cuándo implantar un ERP? A continuación puedes ver algunas "pistas" que indican que tu empresa necesita implementar un software de planificación de recursos empresariales. ¿Te identificas con alguna de estas situaciones?

  • El crecimiento del negocio provoca un descontrol creciente: cuando una empresa aumenta su tamaño, resulta imposible seguir teniéndolo todo "en la cabeza". Implantar un ERP supone dotarse de una herramienta profesional para gestionar el negocio de forma fiable, eficiente y sin descuidar nada.
     
  • Las aplicaciones de software actuales ya no responden a las necesidades del negocio: casi todas las empresas empiezan a trabajar con hojas de Excel, luego instalan algunas aplicaciones de contabilidad, un CRM, etc. Pero, tarde o temprano, estas soluciones parciales dejan de ser suficientes y se hace evidente la necesidad de contar con un software ERP que permita integrar todas las funciones.
     
  • Cada departamento es un “silo” con sus propios procedimientos y políticas: la falta de un sistema de gestión empresarial provoca que cada departamento desarrolle soluciones propias incompatibles con el resto de las áreas. Un ERP "obliga" a estandarizar y coordinar todos estos procedimientos de trabajo.
     
  • Obtener una visión global de cómo marcha el negocio es una "misión imposible": algo falla cuando para conocer la situación del negocio es necesario mantener reuniones interminables con el contable y los responsables de área, leer múltiples informes, buscar la información documento a documento en el servidor… Un ERP permite tener una “radiografía” precisa del negocio con unos clics.
     
  • El departamento de finanzas no trabaja con información fiable y actualizada: un ERP permite consolidar la información financiera, lo cual agiliza la tarea de este departamento como explicamos en este otro artículo. Esta mayor efectividad acaba repercutiendo en las demás área del negocio y evita los problemas que se derivan de no detectar a tiempo las ineficiencias, los problemas de conformidad, etc.
     
  • El departamento de TI está desbordado por la diversidad de programas que usa la empresa: mantener múltiples aplicaciones, hojas de cálculo, diferentes versiones de los programas, etc. convierte el trabajo del departamento de informática en una pesadilla. ¿No resulta más lógico que toda la empresa trabaje con un único programa ERP y que los informáticos se dediquen a tareas de más valor añadido?
     
  • La planificación de los recursos de producción se ha convertido en un cuello de botella: los ERP nacieron después de la Segunda Guerra Mundial para planificar y gestionar el inventario, la producción y la logística. Hoy en día, cuando la competencia es mucho más feroz, resultan más necesarios que nunca para garantizar que tu empresa será capaz de responder a las exigencias del mercado en estas áreas.
     
  • La atención al cliente se resiente de las dificultades para acceder a la información: los clientes esperan que una empresa sepa qué ha comprado, cómo pagó, cuándo lo recibió, etc. Si esta información no está integrada ni es fácilmente accesible como sucede en un ERP, la calidad de la atención decae.
     
  • La empresa desea obtener una certificación ISO: la estandarización y profesionalización del negocio que permite la implantación de un ERP suponen una ayuda fundamental para superar las auditorías que se requieren al solicitar un certificado ISO. Por eso cada vez más empresas vinculan ambas iniciativas.

Estos son algunos indicios que apuntan a la necesidad de implantar un ERP, aunque no son los únicos. Cualquier negocio que desee lograr la máxima eficiencia, un crecimiento estable y la capacidad de competir con rivales grandes y pequeños, debería plantearse si ha llegado el momento de implementar un sistema de planificación de recursos empresariales o ERP.

¿Qué otras señales crees que indican la necesidad de implantar un ERP?

Imagen: Freedigitalphotos.net

 

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¿Cuánto cuesta implementar un ERP en una empresa?

¿Cuánto cuesta implementar un ERP en una empresa? Redaccion-Dataprix Wed, 04/09/2014 - 09:19

 

La implementación de un ERP tiene fama de ser un proceso lento y costoso. Sin embargo, en la actualidad existen opciones para todos los presupuestos. Eso sí, debes tener en cuenta los distintos elementos que influyen en el coste total que supone implantar un ERP y que analizamos a continuación.

 

¿Cuánto cuesta implementar un ERP en una empresa? En 2002, un estudio de la consultora Meta Group (absorbida en 2005 por Gartner) analizó el coste de 63 implementaciones de ERP en empresas pequeñas, medianas y grandes. La conclusión fue que, teniendo en cuenta la instalación inicial y el mantenimiento durante un periodo de dos años, el coste global que supone implantar un sistema de planificación de recursos empresariales oscilaba entre 300.000 euros… ¡y 215 millones de euros!

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Estas cifras sitúan a los software de planificación empresarial o ERPs fuera del alcance de las pequeñas y medianas empresas, al igual que cuando surgieron los primeros ERP sólo las multinacionales podían pagarlos. Pero en los últimos años han aparecido ERPs para pymes que reducen mucho los costes gracias a la estandarización y las nuevas tecnologías.

A pesar de eso, resulta difícil dar una cifra global o un precio de cuánto cuesta instalar un software ERP. Una vez has decidido que ha llegado el momento de implantar un ERP en tu empresa, debes tener en cuenta todos los aspectos que incluye la implementación de un software de Planificación de Recursos EMpresariales o ERP: el precio delsoftware, el precio de hardware, el coste de los servicios de consultoría, el coste del mantenimiento y los costes ocultos, que pueden suponer una desagradable “sorpresa”. A continuación te presentamos un desglose de estos aspectos con algunas indicaciones sobre su peso aproximado en el precio total de una implementación de ERP estándar.

 

¿Qué incluye el precio de un ERP?

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Coste de Licencia de software (35% del presupuesto total): es el coste más transparente, ya que los proveedores de ERP suelen cobrar una tarifa por cada usuario o grupo de usuarios de tu empresa que vayan a acceder al ERP. Sin embargo, el precio de la licencia de un ERP varía mucho en función del producto que elijas: puede ir desde 500 euros por usuario en los productos más básicos destinados a las pymes a superar los 5.000 euros por usuario en los ERP avanzados dirigidos a las compañías medianas y grandes. También puedes apostar por instalar un ERP de código abierto, que no tiene coste de licencia.

Coste del Hardware (10% del total): para implantar un software ERP en tu empresa necesitas disponer de una infraestructura informática básica. Suele estar formada por: un servidor en el que instalar el software ERP; una base de datos con la información de la empresa bien estructurada para alimentar el ERP; una red LAN con capacidad para transmitir el volumen de datos que genera el uso del ERP; equipos cliente (ordenadores o estaciones de trabajo) adecuados para que los usuarios puedan acceder al ERP; y un sistema de copia de seguridad para estar protegido ante los desastres. En el caso de que elijas un ERP alojado en la nube (o ERP SaaS), muchos de estos costes quedan integrados en el precio de la licencia.

Coste de la Consultoría (50%): es la parte más costosa de la implementación de un ERP. Consiste en los servicios que prestan los consultores que implementan el ERP en tu empresa. La consultoría abarca varias fases: un estudio previo para analizar las necesidades de tu negocio y proponer la solución ERP más adecuada; la instalación del ERP propiamente dicha; la adaptación del software a las especificidades de tu compañía y sector (un proceso que se denomina parametrización del ERP); la migración o conversión de los datos de la empresa para usarlos en el ERP; y la formación a los empleados que utilizarán la solución. A pesar de que cada vez se ofrecen más productos “out of the box”, que teóricamente no necesitan ninguna parametrización, lo cierto es que la mayoría de las veces se acaba requiriendo algún tipo de adaptación.

Coste de Mantenimiento del ERP (5%): el coste que genera un ERP no termina cuando lo instalas en tu empresa y empiezas a utilizarlo. Existen unos gastos de mantenimiento que incluyen aspectos como instalar las nuevas actualizaciones, corregir fallos o errores puntuales del sistema, resolver incidencias técnicas (o reinstalar el ERP en caso de que tu empresa sufra una catástrofe que afecte a los sistemas informáticos) y gestionar la evolución del ERP, por ejemplo añadiendo nuevos módulos o usuarios en función de las necesidades cambiantes del negocio. Esta tarea de mantenimiento la realiza generalmente la misma empresa integradora que instaló el ERP y se cobra mediante una cuota anual o mensual que suele equivaler a un 15% del coste total de la licencia del software ERP. Otra posibilidad es contratar a un especialista o formar a alguien de tu empresa para que se ocupe internamente de mantener el ERP, aunque es una tarea que requiere un perfil muy especializado.

 

¡Cuidado con los costes ocultos del ERP!

¿Eso es todo? No, aún hay que sumar una partida más que los expertos denominan los "costes ocultos" de un ERP. Se trata de una serie de gastos que no suelen contemplarse en el presupuesto inicial, pero que surgen a medida que se implanta y empieza a usar el sistema de gestión empresarial. Por ejemplo:

  • Desviaciones en el presupuesto de consultoría previsto inicialmente.
  • Integración con las aplicaciones ya existentes actualmente, a menudo antiguas.
  • Migración y conversión de datos heterogéneos no estructurados para usarlos en el ERP.
  • Rediseño de los procesos internos para adaptarlos al funcionamiento del ERP.
  • Mantenimiento técnico de todos los aspectos no incluidos en el contrato.
  • Pérdida de productividad de los empleados mientras se adaptan al nuevo sistema.

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Al ver el coste y el esfuerzo que supone, tal vez llegues a la conclusión de que implementar un ERP no sale a cuenta. Sin embargo, los beneficios acaban compensando estos gastos si tu empresa sabe elegir un ERP adecuado a sus necesidades. Por ejemplo, el mismo estudio de Meta Group que citábamos al principio concluyó que la mayoría de las 63 compañías analizadas recuperaron la inversión menos de un año después de la implantación del sistema de planificación de recursos empresariales, gracias al ahorro y el mayor control de costes. ¡Y esas solo son algunas de las ventajas de un ERP!

Imagen: Freedigitalphotos.net

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¿Te parece que el precio de instalar un ERP es “caro” o “barato” en relación a los beneficios que ofrece?

 

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¿Es mejor implantar un ERP estándar o a medida?

¿Es mejor implantar un ERP estándar o a medida? Redaccion-Dataprix Tue, 05/06/2014 - 09:33

 

Solo 1 de cada 5 empresas que implementa un ERP opta por desarrollar un software a medida en lugar de comprar un ERP estándar. Sin embargo, las dos opciones tienen interesantes ventajas y desventajas que debes tener en cuenta al tomar una decisión sobre tu futuro ERP.

 

¿Es mejor implantar un ERP estándar o a medida?En caso de que tu empresa se disponga a implementar un ERP (para saber si ha llegado la hora de hacerlo, lee este artículo), la primera decisión importante que deberás tomar es si implantar un sistema de planificación de recursos empresariales estándar o hecho a medida. A continuación presentamos las principales ventajas y desventajas de cada opción, que hemos recopilado a partir de la opinión de diversos fabricantes, desarrolladores, consultores y clientes consultados en Internet.

 

Implantar un ERP estándar

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Un ERP estándar, ERP comercial o ERP paquetizado es un paquete de software creado por alguno de los muchos fabricantes del sector, que deberás elegir y posteriormente adaptar en función de las necesidades de tu empresa.

Ventajas del ERP estándar

  • Implantar un ERP comercial supone escoger una solución ya existente desarrollada por una empresa especialista en este tipo de software y probada por otros clientes, lo cual ofrece mayores garantías. Para empezar, puedes evaluar las numerosas opciones existentes en el mercado, algunas de ellas muy especializadas e incluso verticales o específicas para tu sector, así como conocer casos de éxito de otras empresas, opiniones de los usuarios, etc.
     
  • Al tratarse de un software ya existente, la implementación resulta rápida (generalmente a partir de 3 meses) y puedes saber de antemano el coste que tendrá. Asimismo, el fabricante entrega la documentación completa y te permite acceder al servicio de soporte, foros de usuarios, etc. en caso de dudas. También puedes contratar el mantenimiento del sistema ERP al fabricante o a la consultora que realiza la implementación, externalizando esta tarea. Finalmente, la continuidad del ERP está garantizada si eliges a un proveedor consolidado.

Desventajas de implantar un ERP estándar

  • A pesar de que en la actualidad existe una amplia variedad de soluciones ERP para todo tipo de empresas o sectores, lo cierto es que al tratarse de un producto ya existente es tu empresa la que debe adaptarse el ERP, en lugar de ser el software el que se amolde a tu forma de trabajar. En este sentido, elegir entre los centenares de ERP disponibles en el mercado puede resultar un proceso largo y si te equivocas en la elección, pagarás las consecuencias muy caro.
     
  • El coste de la licencia también supone un aspecto importante, además de los gastos necesarios para realizar las adaptaciones siempre necesarias en el ERP para poder usarlo en tu empresa, que pueden disparar el coste final. Aún así, es inevitable que el ERP que implantes incluya módulos o funciones que no necesitas, mientras que deberás hacer desarrollos a medida para cubrir aspectos propios de tu actividad que no contempla el ERP. También es habitual que un ERP comercial requiera una infraestructura informática más avanzada que la que realmente requiere tu empresa para funcionar, al estar pensado para un volumen de usuarios que no siempre se corresponde con los que tiene tu organización. Por último, la elección que hagas te "atará" al proveedor del ERP durante largo tiempo porque no resulta fácil cambiar de sistema de gestión empresarial (aunque existen ofertas que te permiten aprovechar la inversión realizada en un ERP que ha quedado anticuado o no satisface tus necesidades).
     

Implantar un ERP a medida

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Inclinarte por un ERP a medida significa desarrollar prácticamente desde cero un software de planificación empresarial que ha sido programado expresamente para usarlo en tu empresa.

Ventajas del ERP a medida

  • Elegir un ERP a medida implica no pagar licencias al fabricante, no estar "atado" a la compañía que lo creó y poder realizar el mantenimiento internamente. Al estar concebido para tu empresa, las funcionalidades del ERP se ajustarán exactamente a lo que necesitas y evitas pagar por módulos o funciones que no requieres, así como verte forzado a implantar una infraestructura técnica posiblemente sobredimensionada respecto a tus necesidades reales.
     
  • También existen ERP de código abierto que te evitan comenzar desde cero y pagar licencias por las tecnologías que uses en el desarrollo. Además, los usuarios de tu empresa se habituarán antes a manejar la nueva solución porque se ajusta a su forma de trabajar actual, en lugar de obligarles a adaptarse a los procedimientos establecidos en una solución estándar. Finalmente, un ERP a medida también puede suponer un elemento de diferenciación respecto a la competencia al respaldar procesos en los que tu negocio destaca especialmente.

Desventajas del ERP a medida

  • El mayor inconveniente de desarrollar un software de gestión empresarial propio es que supone un esfuerzo económico, técnico y humano que pocas empresas están dispuestas a asumir. El proceso de implementación resulta más lento (depende del tiempo que dure el desarrollo) y al ser una solución nueva y única no hay garantías de que el resultado final sea satisfactorio. Deberás incorporar a tu equipo o contratar a programadores especialistas que, una vez esté creado el ERP, adquirirán la condición de "intocables" ya que nadie más estará capacitado para realizar actualizaciones o modificaciones en el sistema (las empresas de servicios de software son reacias a trabajar en las soluciones a medida de otros). Tampoco puedes recurrir al soporte de un proveedor externo para realizar consultas y no está garantizada la continuidad del ERP a menos que tu empresa invierta en actualizarlo.
     
  • Del mismo modo, el coste de la solución puede dispararse si surgen desviaciones en las previsiones iniciales del desarrollo. También deberás tener en cuenta el coste adicional que supone desarrollar la documentación del sistema y realizar la formación a los usuarios, que tendrá que asumir tu empresa. Finalmente, hay un aspecto organizativo que tampoco conviene olvidar: crear un ERP a medida puede consolidar procesos de trabajo internos que tal vez no sean los más eficientes, en lugar de adaptarte a las buenas prácticas estándar del sector.

 

La siguiente tabla resume los aspectos básicos a tener en cuenta respecto a cada opción: 

Pros y contras de la implantación de un ERP estándar o un ERP a medida

 

ERP estándar

ERP a medida

Desarrollo

Lo realiza el fabricante del ERP

Lo realiza tu empresa

Licencias

Debes pagar al fabricante

No pagas licencias por el ERP

Mantenimiento

Se contrata al proveedor

Lo puede hacer tu empresa

Implementación

Rápida (a partir de 3 meses)

Lenta (depende del desarrollo)

Coste implantación

Conocido de antemano

No se puede prever con exactitud

Proceso selección

Largo

Corto

Coste actualización

Alto

Bajo

Personalización

Tu empresa se adapta al ERP

El ERP se adapta a tu empresa

Funcionalidad

Incluye funciones innecesarias

Solo las funciones que necesitas

Documentación y formación

La realiza el fabricante

Debe realizarla tu empresa

Soporte

Acceso a soporte del fabricante, foros de usuarios, etc.

No existe soporte externo

Vinculación

Dependencia del fabricante

Dependencia del desarrollador

Infraestructura

A menudo es compleja

La defines según el desarrollo

Continuidad

Garantizada

No garantizada

 

 

Cuatro de cada cinco ERP son estándar

Si bien ambas opciones tienen puntos a favor y en contra, lo cierto que es según un estudio realizado por la consultora Panorama en 2012, solo el 21% de las empresas que optan por implementar un ERP se inclinan por un software desarrollado a medida, frente al 79% que opta por un ERP paquetizado (con diferentes niveles de personalización). Esto se debe básicamente a que pocas empresas pequeñas o medianas están dispuestas a asumir el “riesgo” de desarrollar un software propio o contratar un desarrollo a medida a un proveedor.

Además, los productos disponibles actualmente tienen poco que ver con los primeros ERP, que eran rígidos, inflexibles y estaban diseñados sobre todo para empresas de producción: hoy en día existe una gran variedad de soluciones de gestión empresarial (para empresas grandes o pequeñas, verticales, etc.) entre las que elegir. Pero esto no quiere decir que un ERP estándar sea la mágica solución “llave en mano” que prometen algunos fabricantes…
 

La parametrización es inevitable

De hecho, de acuerdo con el estudio anteriormente citado de Panorama, solo el 11% de las compañías que instalan un ERP lo hacen sin realizar ningún tipo de personalización para adaptar la solución a su forma de trabajar (lo que en la jerga del sector se conoce como "parametrización del ERP"). Este porcentaje tan bajo se debe a que no hay dos empresas que sean iguales y por eso ningún ERP puede encajar exactamente en ninguna (a menos quizás que se trate de una compañía nueva que no tenga definidos sus procedimientos de trabajo).

La parametrización implica unos gastos no siempre previstos que pueden disparar la factura de un ERP paquetizado. No olvidemos que hasta el 50% del coste de implementar el ERP corresponde a los servicios de consultoría, frente al 35% que supone el precio de las licencias. Además, la personalización puede tener consecuencias en el futuro (por ejemplo, el fabricante no ofrece soporte a los desarrollos a medida que se han hecho en la parametrización del ERP).
 

¿Cuándo es mejor un ERP a medida?

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Como resumen de todo lo expuesto anteriormente, inclinarse por un ERP a medida sería la opción más recomendable principalmente en los siguientes casos:

  • Tu empresa realiza una actividad muy específica y ningún ERP se adapta.
  • Cuentas con procedimiento muy definidos y no deseas tener que cambiarlos.
  • Deseas preservar formas de trabajar exclusivas que te dan una ventaja competitiva.
  • Dispones de los recursos necesarios (un departamento de informática “potente”).

Si tu caso no es ninguno de estos, entonces lo más recomendable es que te inclines por un ERP estándar, ya que generalmente te supondrá menos costes y tiempo de implementación.

 

¿Qué crees que es mejor: un ERP estándar o hecho a medida?

 

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Cómo seleccionar el mejor ERP: las claves a tener en cuenta

Cómo seleccionar el mejor ERP: las claves a tener en cuenta Redaccion-Dataprix Fri, 12/05/2014 - 15:02

 

Una de cada diez implementaciones de ERP fracasa. Y en muchos casos la causa es una mala elección del sistema ERP que se desea implantar. Para evitarlo, te recomendamos leer los siguientes consejos sobre cómo escoger el ERP más adecuado para tu empresa.

 

Cómo seleccionar el mejor ERP: las claves a tener en cuentaNike, Hewlett-Packard o la Universidad de Stanford son tres ejemplos de fracasos estrepitosos en la implementación de un software ERP que recoge un reportaje de CIO. En la mayoría de casos, los problemas causados por el ERP “solo” costaron varios millones a las organizaciones afectadas; pero a alguna de ellas incluso le pudo llevar a la quiebra.

Y no se trata de una situación insólita o que solo afecte a los grandes proyectos: el 10% de las implementaciones de ERP fracasa, según una investigación de Panorama Consulting; y otras fuentes elevan hasta el 60% los casos en los que el ERP no cumple las expectativas.

Incluso aunque al final se consiga poner en marcha el ERP, una mala elección de la solución de gestión de recursos empresariales puede provocar otros perjuicios graves para la empresa. Los más habituales según el estudio de Panorama son retrasos en la implementación (61%), sobrecostes (53%) e incapacidad de hacer realidad las ventajas de un ERP (30%). En otro artículo, la revista CIO estima que cada año se pierden en todo el mundo hasta 10.000 millones de euros debido a estas situaciones.

 

Consejos para elegir un ERP

Para evitar este tipo de riesgos, a continuación encontrarás las preguntas básicas que debes hacerte al escoger el ERP que implementarás en tu empresa… ¡y acertar con la elección!

  • ¿Realmente necesitas un ERP?
    Antes de embarcarte en esta aventura, reflexiona sobre las necesidades de tu empresa para determinar si un software de gestión empresarial las puede resolver. La falta de control sobre el negocio, la dificultad para obtener una visión global de la actividad, la existencia de "silos" de información dentro de la estructura o la imposibilidad de acceder a información actualizada son algunas de las señales de que necesitas un ERP.
     
  • ¿Cuál es tu sector de actividad?
    Esta pregunta resulta fundamental para decidir si es mejor que escojas un ERP vertical o un ERP horizontal. Actualmente existen sistemas de gestión empresarial especializados en muchos sectores como logística, gestorías, construcción, etc. Si encuentras uno para tu actividad, puede suponer una garantía de que se ajustará bien a tus necesidades. En este sentido, desde UNIT4 recomiendan no buscar un ERP que realice el 100% de las funciones de nuestra empresa, sino uno que incluya las que más la diferencian.
     
  • ¿Cuál es el tamaño de tu empresa?
    Los primeros ERP eran programas muy complejos y carísimos que solo estaban al alcance de los gobiernos y las grandes multinacionales. Afortunadamente, hoy en día existen muchos software de gestión para pymes, pero conviene tener en cuenta la dimensión de tu organización para escoger una solución que se adapte a tus necesidades. Del mismo modo, debes anticiparte al futuro e intentar prever cuáles serán los requerimientos de tu negocio en unos años y si el ERP que elijas seguirá satisfaciéndolos.
     
  • ¿Cuántos empleados usarán la solución?
    No es lo mismo un ERP para 20 usuarios, que se puede gestionar con un pequeño servidor o en la nube, que una solución para 500 usuarios, la cual necesita una infraestructura tecnológica mucho más compleja. Aunque cada licencia de usuario tiene un coste, piensa que los beneficios de un ERP solo se materializan si lo usa todo el mundo en la empresa. Además, debes tener en cuenta si los usuarios se encuentran en las mismas oficinas, dispersos en delegaciones o necesitan acceder desde dispositivos móviles.
     
  • ¿Qué módulos te hacen falta?
    Adicionalmente al número de empleados que lo usarán, es conveniente determinar qué áreas del negocio trabajarán con el ERP para escoger el programa de gestión empresarial más adecuado. La mayoría de los ERP incluye los módulos más básicos como finanzas, producción, inventario, RR.HH., ventas, etc. Pero dado que lo ideal es que toda la gestión del negocio se haga con el ERP, debes asegurarte de que incluya otros módulos que puedes necesitar como marketing, análisis del negocio, gestión de proyectos, etc.
     
  • ¿De qué presupuesto dispones?
    Según Meta Group, implantar un ERP cuesta a partir de 300.000 euros; aunque hoy en día es posible disfrutar de una solución de este tipo por menos. Sin embargo, tener claro el presupuesto disponible te ayudará a tomar decisiones importantes, como por ejemplo si debes elegir un ERP estándar o a medida. No es una cuestión menor, porque un ERP "paquetizado" resulta más económico pero menos flexible, mientras que un ERP de desarrollo propio ofrece personalización, aunque a un mayor coste.
     
  • ¿Qué plazo tienes para implantar el ERP?
    Teniendo en cuenta que solo el 34% de las implementaciones de ERP se terminan en el tiempo previsto según Panorama, conviene no tener demasiada prisa. En este sentido, un ERP estándar ahorra tiempo frente a un desarrollo a medida. Pero además de la rapidez de la implementación, también conviene valorar el tiempo y coste que tendrá ampliar el ERP en el futuro, cuando las necesidades del negocio cambien.
     
  • ¿Con qué recursos cuentas para mantenerlo?
    Si cuentas con un departamento de Tecnologías de la Información amplio, puedes permitirte el lujo de escoger un ERP a medida o más complejo, aunque requiera la intervención periódica de tus empleados para su actualización y mantenimiento. Si no es así, lo mejor es optar por un ERP estándar que esté bien probado y a poder ser alojado en la nube… ¡o acabarás pagando una fortuna en consultoría y mantenimiento externo!

 

Finalmente, como el software ERP es una solución con un coste considerable, es deseable que tu empresa lo utilice durante mucho tiempo para amortizarlo. Por lo tanto, debes tener muy presentes las principales tendencias de futuro de los ERP para asegurarte de que la solución que elijas seguirá siendo útil en los años venideros. De lo contrario, puedes encontrarte con la desagradable "sorpresa" de que, una vez finalice el largo proceso de implementación… ¡tu ERP ya esté obsoleto!

 

¿Qué aspecto consideras más importante para elegir un ERP?

Imagen cortesía de stockimages / Freedigitalphotos.net

 

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¿Cómo serán los ERP del futuro? Las tendencias que marcarán la evolución de los sistemas de gestión empresarial

¿Cómo serán los ERP del futuro? Las tendencias que marcarán la evolución de los sistemas de gestión empresarial Redaccion-Dataprix Fri, 11/07/2014 - 16:16

Desde su creación hace 60 años, los ERP han cambiado mucho: han pasado de ser soluciones militares que requerían enormes computadoras a sistemas de gestión al alcance de las pymes. ¿Pero qué nuevos cambios nos va a deparar el futuro de los ERP?

¿Cómo serán los ERP del futuro? Tendencias en software empresarialLa crisis económica ha supuesto un antes y un después en la historia de los ERP: los recortes de presupuesto y las restricciones del crédito han provocado que muchas empresas, grandes y pequeñas, se hayan replanteado seriamente las inversiones que realizan en las soluciones de planificación de recursos empresariales.

Sin embargo, los ERP han superado esta dura prueba con éxito y el sector ha seguido creciendo incluso en los años de mayores dificultades. El último informe de Gartner confirma que en 2013 el mercado global de los ERP creció un 3,8%.

Parece claro que las empresas continuarán apostando por este tipo de soluciones, debido a las indiscutibles ventajas de los ERP, sobre todo la mejora de la gestión y el ahorro de costes (si tu negocio aún no lo tiene claro, puedes valorar si es el momento de implantar un ERP aquí).

Aunque los ERP que se van a implementar en los próximos años serán bastante diferentes a los actuales. Vamos a repasar las principales tendencias que van a marcar el futuro de los ERP.

Tendencias de futuro en los software ERP

Un ERP en cada empresa. El ERP ha pasado de ser un producto propio de las grandes compañías a entrar en el territorio de las pymes. En la actualidad, todos los proveedores de sistemas de gestión empresarial líderes tienen al menos una versión para pequeñas y medianas empresas y existen numerosos fabricantes especializados en desarrollar ERP para las pymes. Los precios bajan, los requisitos se reducen y esto facilita el acceso a más clientes.

El ERP para “dummies”. Han quedado atrás los tiempos en que para aprender a usar un ERP hacían falta cursos de días y voluminosos manuales. Los programas ERP modernos son cada vez más intuitivos y fáciles de usar, e incluyen interfaces que muestran solo las funciones específicas de cada usuario. Esto hace que el periodo de formación de los usuarios disminuya y se aprovechen mejor las funcionalidades de los software de gestión. Aún así, según una encuesta de Accenture, el 64% de las empresas solo usa las funciones básicas de su ERP.

Adiós consultor, adiós. Si analizamos cuánto cuesta implantar un ERP, nos damos cuenta de que la licencia solo supone el 35% del total; el resto se reparte entre horas de consultoría, compra del hardware, mantenimiento, formación, etc. La simplificación de los ERP, unida a otros factores como la posibilidad de acceder a estos servicios en la nube, harán que el peso de la consultoría sea menor. También disminuirá la dependencia de la firma que instala el ERP.

Trajes realmente a medida. En adelante, ya no será la empresa la que se adapte a un ERP existente (aunque sea “con calzador”); los programas de gestión empresarial se vuelven cada vez más flexibles para reflejar exactamente la forma de trabajar del negocio. Esto es posible gracias a factores como el creciente peso de los ERP verticales frente a los horizontales, las nuevas posibilidades para desarrollar un ERP a medida y el uso de software de código abierto.

¿En la nube o en casa? Aunque la tendencia actual apunta a la migración a la nube de los ERP, desde IDC señalan que esto no será exactamente así, al menos en las grandes compañías. Es más probable un despliegue mixto en el que convivirán recursos del ERP alojados en la nube con un núcleo básico de funcionalidades residentes en los servidores de la empresa, para asegurar el mayor rendimiento y mantener un mejor control de la información.

El ERP más inteligente. Además de las implementaciones basadas en la nube (cada vez más habituales), los ERP incorporan otras tecnologías que aumentarán su potencial. Por ejemplo, la analítica predictiva, que permite anticipar tendencias a partir de la información disponible; las bases de datos en memoria como HANA; el uso de procesadores más rápidos o de entornos de cloud computing que permiten acceder a los datos y procesar informes en tiempo real, etc.

Apto para todas las pantallas. Sigue siendo una de las limitaciones más habituales en los ERP, pero la consolidación del BYOD (trae tu propio dispositivo) obligará a que los sistemas de gestión empresarial resulten totalmente accesibles desde los dispositivos móviles como smartphones y tablets. Por supuesto, garantizando la seguridad de la información.

El último que apague la luz. Si bien los primeros ERP se centraban en el control de la producción y la cadena de suministro, y luego en el ámbito financiero, en la actualidad los sistemas de gestión empresarial abarcan un número muy amplio de funcionalidades. Además de los módulos imprescindibles, los ERP actuales hacen las funciones de un CRM, SCM, PLM, e-commerce, etc. Y en el futuro seguirán añadiendo más funciones, como la integración con las redes sociales que apunta Forrester o la gestión de la eficiencia energética de las empresas, entre otros aspectos.

¿En qué te gustaría que mejoren los ERP del futuro?

Imagen cortesía de watcharakun / Freedigitalphotos.net

 

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ERP horizontal o vertical: ¿qué necesita tu empresa?

ERP horizontal o vertical: ¿qué necesita tu empresa? Redaccion-Dataprix Wed, 06/11/2014 - 17:12

 

 Tradicionalmente, las empresas implementaban un ERP generalista y luego hacían desarrollos a medida para incluir sus funciones específicas. Sin embargo, cada vez existen en el mercado más ERP verticales o especializados. ¿Qué ventajas e inconvenientes tiene cada opción?

 

ERP horizontal o vertical: ¿qué necesita tu empresa?Desde la aparición de los primeros ERP después de la Segunda Guerra Mundial, se ha producido un gran crecimiento en la oferta de proveedores y programas para la gestión de los recursos empresariales.

Por un lado tenemos los grandes fabricantes de ERP: SAP, Oracle y Microsoft, con sus diversos productos; por el otro lado, los proveedores de ERP pujantes como Epicor, Lawson, Infor10, etc. A estos se suman los desarrolladores de ERP para pymes (SAGE, A3, Exact), las compañías de ERP regionales (Solmicro, Aqua eSolutions, etc.) y los ERP de software libre (por ejemplo Adaxa, Fedena o OpenBravo). ¿El resultado? Centenares de opciones entre las que elegir un ERP para nuestra empresa.

¿Cómo podemos acotar la búsqueda a un número más manejable de posibilidades? En artículos anteriores ya hemos comentado algunos criterios útiles, como por ejemplo elegir entre un ERP estándar o a medida. Ahora nos vamos a centrar en otra disyuntiva que resulta igual de importante: apostar por un ERP horizontal (que incluye las funciones básicas habituales en la mayoría de las empresas) o un ERP vertical (con funciones especializadas para un sector). Elegir correctamente puede ahorrarnos mucho tiempo y dinero en parametrizaciones.

 

ERP horizontal vs ERP vertical

En primer lugar, vamos a ver con más detalle las diferencias entre un ERP horizontal y un ERP vertical, así como sus principales ventajas y desventajas. En la parte final, daremos algunos consejos prácticos que pueden resultar útiles a la hora de tomar una decisión al respecto.

Un ERP horizontal (también conocido como ERP general o ERP generalista) es un software planificador de recursos empresariales pensado para realizar las funciones de gestión típicas de cualquier empresa como por ejemplo contabilidad, facturación, compras y ventas, inventario, recursos humanos, etc. Pueden usarlo casi todas las compañías, por esa razón la mayor parte de los productos ERP que existen en el mercado corresponde a esta categoría. Esta cantidad y variedad de la oferta también permite que los precios de las licencias sean generalmente más asequibles y la implementación más rápida, al basarse en módulos muy estandarizados. Además, la competencia entre los grandes fabricantes de ERP generalistas hace que la innovación en este sector sea más acelerada debido a las inversiones que realizan esas firmas.

Sin embargo, un ERP generalista difícilmente puede reflejar los procesos más específicos de la actividad de la empresa. Se pueden incorporar mediante desarrollos que personalicen la solución, pero esto dispara el coste de implementar el ERP y además puede invalidar el soporte que ofrece el fabricante del ERP general. El resultado a menudo es que algunos de los procesos más importantes de la empresa se siguen realizando al margen del software planificador de los recursos empresariales que tanto tiempo y dinero ha costado, lo cual supone renunciar a las principales ventajas de un ERP.

Por su parte, un ERP vertical (también llamado ERP especializado o ERP verticalizado) es un programa de gestión de recursos empresariales diseñado específicamente para un sector o nicho. Esto permite contar con funciones especiales que no suelen estar disponibles en los ERP horizontales. Veamos un par de ejemplos: un ERP para el sector de la construcción incluye herramientas de seguimiento de los planes de obra; mientras que un ERP para el sector vinícola permite manejar información meteorológica, análisis de muestras, etc. Esta especialización evita los desarrollos a medida para adaptar la solución a los procesos de la empresa y permite trabajar con más eficiencia, ya que el ERP “habla” el mismo lenguaje que la empresa. Por supuesto, los ERP verticales incluyen los módulos comunes como administración, finanzas, compras, etc.

Entre los inconvenientes de los ERP verticalizados figuran que la oferta disponible es más reducida, el coste de las licencias suele ser superior a las de un ERP horizontal, y el mantenimiento y el soporte también pueden resultar más costosos, al ser exclusivos de la empresa que desarrolla el ERP. Además, a menudo las funcionalidades de los módulos especializados son poco flexibles para adaptarse a cómo trabaja la compañía que lo utiliza. Por otro lado, los grandes fabricantes no suelen desarrollar ERP de nicho, de modo que generalmente estos productos son ofrecido por empresas más modestas con recursos de I+D y soporte más limitados.

 

Consejos para elegir un ERP horizontal o vertical

Una vez vistas las ventajas e inconvenientes que presentan los ERP generalistas y los ERP especializados, para tomar una decisión conviene tener en cuenta los siguientes aspectos:

  • ¿Hasta qué punto está especializada la empresa o tiene una gestión diferente al resto?
  • ¿Existen en el mercado soluciones verticales específicas para nuestro sector?
  • ¿Qué experiencia y base de clientes acreditan las soluciones ERP verticales?
  • ¿Qué tipo de ERP usa nuestra competencia? ¿Queremos imitarles o diferenciarnos?
  • ¿Cuál es el proceso o área más importante para la empresa: producción, logística, diseño…?
  • ¿En qué procesos o áreas se producen deficiencias de gestión o cuellos de botella?
  • ¿Contempla un ERP general el área que hemos identificado como más importante/deficiente?
  • ¿Puede permitirse la empresa el tiempo y coste que supone adaptar un ERP generalista?
  • ¿A qué ritmo cambian las necesidades de la empresa? ¿Podrá evolucionar el ERP con ellas?

En cualquier caso, las fronteras entre los ERP horizontales y los ERP verticales se están difuminando. Ante la saturación de la oferta de software de gestión generalistas, los grandes fabricantes están apostando por crear soluciones verticalizadas para diferenciarse y dirigirse a segmentos concretos del mercado. Por ejemplo, SAP ya cuenta con versiones de su ERP para 25 sectores. Además, los ERP modernos son más flexibles: la solución básica puede responder al 75% de las necesidades de una empresa y el 25% restante de requisitos especializados se puede satisfacer con una parametrización no muy compleja. Finalmente, muchas compañías se están especializando en adaptar ERP horizontales a sectores verticales, lo que permite disfrutar de las ventajas de ambas opciones a la vez. De manera que lo ideal sería, en primer lugar, verificar si existe un ERP generalista que pueda cubrir la mayoría de las necesidades de la empresa y qué coste tendría incluir el resto; y si el coste fuera excesivo, entonces valorar la opción de implementar un software ERP verticalizado.

¿Tu empresa utiliza un ERP generalista o especializado? ¿Cuál?

Imagen: Freedigitalphotos.net

 

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¿Qué módulos imprescindibles debe incluir un ERP?

¿Qué módulos imprescindibles debe incluir un ERP? Redaccion-Dataprix Wed, 07/09/2014 - 18:29

Actualmente podemos encontrar en el mercado programas ERP que cuentan con apenas media docena de módulos y otros que superan los 30. ¿Es mejor un ERP porque tenga más módulos? No necesariamente, vamos a ver cuáles son los más importantes que debe incluir.

¿Qué módulos imprescindibles debe incluir un ERP?Como explicábamos en un artículo anterior, una de las principales ventajas de los ERP es que no se trata de un solo programa, sino de un paquete de software que incluye varias herramientas conectadas entre sí con el fin de gestionar de forma integrada todos los recursos de una empresa. Cada una de estas herramientas se denomina “módulo” y realiza funciones distintas.

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Pero entonces… ¿cuántos módulos tiene un ERP? Es una pregunta difícil de responder, porque la cantidad de módulos varía según el fabricante o el tipo de negocio al que se dirige el software. Por ejemplo: un sistema de planificación de recursos empresariales para pymes como Sage Murano ERP Online cuenta con seis módulos básicos; mientras que un programa para empresas medianas como SAP Business One incluye 13 módulos; y en los ERP para grandes compañías como los que ofrecen Oracle y otros fabricantes la cifra puede dispararse… ¡hasta los 30 módulos o más! 

Sin embargo, un programa planificador de recursos empresariales que disponga de más módulos no es necesariamente mejor: hay que tener en cuenta que cada módulo adicional aumenta el coste de implementar un ERP y que no todas las empresas necesitan los mismos módulos. En este sentido, conviene revisar bien las ofertas de los fabricantes de ERP para asegurarnos que no nos obligan a implementar módulos de ERP que no requerimos o no usaremos de momento.

A continuación vamos a hacer un breve repaso de los módulos "imprescindibles" que incluyen (o deberían incluir) la mayoría de los ERP y luego veremos los módulos que son "opcionales", para terminar ofreciendo un par de consejos prácticos.

Módulos imprescindibles de un sistema ERP

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Los módulos que suelen estar presentes en la mayoría de los software ERP son:

Producción/inventario: es el área en la que se centraban los primeros ERP y consiste en herramientas para planificar la fabricación, adquirir las materias primas, gestionar el almacén, saber en todo momento dónde está cada pieza o producto terminado, etc. Sin embargo, se trata de un módulo que está perdiendo peso a medida que los ERP han dejado de ser algo exclusivo de las empresas de fabricación, para extenderse también a las empresas de servicios.

Finanzas: actualmente es la pieza clave alrededor de la cual giran casi todos los ERP, dado que la mayoría de las empresas suele implementar este tipo de programa para mejorar la gestión financiera. El módulo financiero maneja de forma integrada todo lo relacionado con la actividad económica de la empresa como por ejemplo la elaboración del presupuesto, contabilidad, control de gastos, cuentas bancarias, pago de facturas y recibos, impuestos, etc.

Recursos Humanos: este módulo abarca todos los aspectos relativos al personal de la empresa, desde nóminas y remuneraciones a la información de los empleados, evaluaciones de desempeño, control de asistencia, etc. Los ERP más avanzados pueden incluir otras funciones como planes de carrera, descripciones de puesto de trabajo, incentivos, etc.

CRM: el Customer Relationship Management (o gestión de las relaciones con los clientes) es un elemento que se solía gestionar de forma separada mediante un software CRM específico. Pero cada vez más se opta por integrarlo también en el ERP, debido a la estrecha vinculación que tiene con otros módulos como la producción, el inventario o las ventas.

Ventas: es otro aspecto del negocio que progresivamente se tiende a integrar en el ERP y que abarca toda la actividad comercial de la compañía, desde la generación de ofertas y presupuestos al envío de productos, seguimiento de los pedidos, etc. A veces, los módulos de Ventas y de CRM se unen, sobre todo en los ERP para pymes.

SCM: la Gestión de la Cadena de Suministro (SCM) es una actividad que se ha ido independizando del módulo de Producción/inventario debido a su importancia para las empresas. Incluye desde las compras y el aprovisionamiento a la distribución final del producto o servicio, pasando por los flujos intermedios con proveedores y clientes.

Módulos opcionales de un ERP

La cantidad de módulos adicionales que se pueden incorporar a un software de gestión de recursos empresariales es casi infinita. Algunos de los módulos “extra” más habituales son:

  • Marketing: para la gestión de las acciones promocionales (a veces se integra con Ventas).
  • Análisis de negocio: permite obtener una visión estratégica global sobre la empresa.
  • Gestión de proyectos: planificación, presupuesto y ejecución de tareas no repetitivas.
  • Gestión del ciclo de vida del producto (PLM): abarca todo el proceso relativo a un producto, desde su diseño y lanzamiento hasta el final de su vida útil en el mercado.

Otros módulos más novedosos que progresivamente se tiende a añadir a los ERP incluyen, por ejemplo, el de comercio electrónico para vender en Internet, o el de gestión documental para digitalizar documentos y avanzar hacia la oficina sin papel. Finalmente, hay que tener en cuenta los módulos especializados que pueden incorporar los ERP verticales: desde la gestión de la flota en empresas de transporte a la posventa y el soporte al cliente en los fabricantes.

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En cualquier caso, nunca hay que perder de vista las necesidades reales de la empresa en el momento de implantar el ERP, para evitar añadir módulos que no son necesarios. También debemos tener en cuenta la flexibilidad que ofrece el ERP para incorporar nuevos módulos a medida que los necesitemos en el futuro, ya que la oferta no deja de aumentar.

¿Qué módulos consideras que son imprescindibles en un ERP moderno? 

Imagen cortesía de Renjith Krishnan / Freedigitalphotos.net

 

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