Informe sobre Pervasive Business Intelligence

Pervasive Business Intelligence se podría traducir como Business Intelligence Omnipresente, al menos a nivel de empresa. Se trata de hacer que el sistema de BI llegue a todos los niveles de la organización, en el momento oportuno, y con la información necesaria para cada uno. Puede abarcar incluso la integración con otros sistemas, normalmente operacionales, y también contemplar capacidades de interacción, no sólo de acceso a la información.

En TDWI han realizado un estudio sobre el grado de introducción de las herramientas de BI en las empresas. Utilizaron como base una encuesta realizada a más de 700 personas implicadas en proyectos de BI y entrevistas en profundidad realizadas a más de 20 proveedores o profesionales del mundo BI.

El resultado de este estudio es el informe Pervasive Business Intelligence, Techniques and Technologies to Deploy BI on an Enterprise Scale, del que paso a resumir lo que me parece más relevante:

Resultados de la encuesta

Adopción de herramientas de BI y grado de utilización

• Adopción basada en roles

Los usuarios que lideran los ratios tanto de adopción (asignación de licencias) como de utilización de las herramientas de BI son los analistas de negocio, seguidos por los directivos y ejecutivos.

Muchas veces los requerimientos se alinean con los de los principales usuarios, que suelen ser los analistas, pero si el sistema se quiere utilizar a otros niveles hay que tener en cuenta que los otros perfiles tendrán necesidades diferentes, y no podrán tener tanta maestria en el manejo de la herramienta, por lo que su interfaz no puede ser tan compleja.

• Obstáculos de adopción

Los mayores obstáculos de adopción de las herramientas de BI son el Tiempo y complejidad para desplegarlas, seguido del elevado coste de las licencias.

En este sentido los fabricantes de software de BI están haciendo un esfuerzo por reducir la complejidad, y por abaratar el coste de las licencias.

• Impedimentos para la utilización

Los mayores impedimentos para la utilización de estas herramientas por usuarios para los que se ha adquirido licencia son que los usuarios pueden preferir otras herramientas o métodos, y la existencia o apariencia de errores en los datos

El primero es muy delicado, y a veces la única solución es desactivarles las otras herramientas, y sobre el segundo hay que seguir una estricta política de Calidad de los Datos, y sobretodo conservar una coherencia entre los datos que el usuario manejaba y los que muestra el nuevo sistema de BI.

El factor que más acelera la utilización de las herramientas de BI es la integración con Excel y Office, seguido de la visualización de datos mediante cuadros de mando.

Si el usuario trabaja con Excel y Powerpoint, y el sistema de BI le va a permitir seguir utilizándolos, pero con datos consolidados y actualizaciones de datos automáticas: seguro que va a estar encantado con la nueva herramienta. Los dashboards son intuitivos, fáciles de utilizar, y bien hechos pueden sustituir a muchos informes clásicos, pocas herramientas de BI se venden sin enseñar un cuadro de mando.

Teoría de Sistemas y Business Intelligence

La segunda parte del informe habla sobre la Teoría de Sistemas y su aplicación a los proyectos de Business Intelligence con el objetivo de romper las barreras que nos impiden llegar al Pervasive Business Intelligence.

Según esta teoría, cuando un proyecto de Business Inteligence ya está en funcionamiento suele entrar en un bucle que puede ser de dos tipos, de retroalimentación negativa o positiva. El de retroalimentación negativa se da cuando a pesar de los esfuerzos del equipo, los usuarios no acaban de valorar el sistema, no utilizan la herramienta, y se comienza a dejar de invertir en ella. El positivo es todo lo contrario, todo el mundo está entusiasmado con el sistema, las inversiones aumentan y el equipo se acaba viendo colapsado por las peticiones de los usuarios.

No es fácil salir del ciclo negativo, o controlar el crecimiento del positivo, pero analizando y comprendiendo los ciclos y la dinámica del sistema BI se pueden localizar los puntos en los que más hay que incidir para lograr el objetivo de extender el sistema a todos los niveles de la organización.

• El primer punto clave es la Usabilidad, con sus componentes de Diseño, Soporte, Arquitectura y Gestión del Cambio. Todos son críticos, pero el diseño es el más importante de los cuatro, el diseño ha de adaptar la solución a los requerimientos de cada tipo de usuario. Para ello se recomienda la utilización del framework MAD (Monitor, Analyze and Drill to detail), que asocia cada una de estas funciones a diferentes niveles de información y KPIs.

• El otro punto clave a controlar es la Gestión de Proyectos, que se divide en los componentes Alcance, Equipo, Objetivos y Estándares

El informe finaliza con varias recomendaciones para incrementar tanto la adopción como la utilización de herramientas de BI en la empresa.

Hemos preparado unas encuestas, las que comienzan por Pervasive BI, con las mismas cuestiones que se plantean para la preparación de este informe. De esta manera podremos comparar las respuestas de la comunidad Dataprix con las de los encuestados por TDWI, en su mayoría profesionales de empresas norteamericanas.

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