Cómo administrar los pagos de tus facturas de una manera automatizada

La administración de tu empresa es un proceso que puede resultar complicado, además de exigir grandes inversiones de tiempo y dinero. Es por eso que automatizar la mayor cantidad de procedimientos que sea posible, es siempre una buena idea.

Hay muchas tareas que requieren creatividad o análisis concienzudos y que, por ende, no pueden ser delegadas a la automatización. Sin embargo, hay otras que son repetitivas y estables por naturaleza. Lo más importante para hacer el mejor uso de nuestros recursos de gestión empresarial, es saber diferenciarlas.

Al conocer estas diferencias, podrás tomar las acciones necesarias para agilizar tus procesos. Las facturas son, sin duda, elementos constantes en cualquier negocio. De hecho, podrían considerarse la base de los mismos ya que son el medio para la transacción entre el individuo o ente que vende algo y la persona que lo compra. Por eso, es imposible intentar saltarse el paso de gestionar cobros y pagos. Sin embargo, es bastante sencillo conseguir formas de hacer que sea mucho más ligero y rápido.

Organización

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El primer paso para administrar correctamente los pagos y cobros de tu empresa es la organización. Es fundamental que dediques el tiempo necesario a recopilar toda la información financiera correspondiente y ordenarla.

Debes tener un registro de fácil acceso con los datos de cada uno de tus clientes, sus direcciones, NIF o CIF, historial y deudas pendientes que pudieran tener con tu empresa.

Contar con una base de datos en la que puedas volcar absolutamente toda la información relevante de tus clientes, te hará el trabajo mucho más sencillo y efectivo.

Necesidades de tu empresa

Después de haber recopilado toda la información correspondiente a tus clientes y tus procesos administrativos en general, es importante establecer un orden jerárquico de tus necesidades.

Cada empresa tiene sus particularidades. Todas se diferencian un poco entre sí, no solamente en cuanto al tipo de productos o servicios que ofrecen, sino también a sus valores, su misión y su público objetivo.

Por eso, es recomendable que establezcas claramente cuáles son todos estos elementos dentro de tu empresa o marca, y jerarquices tus necesidades de acuerdo a ello.

Organizar esto de manera que sepas qué es lo primordial para ti, y que es lo más prescindible, hace que puedas tomar mejores decisiones de gestión. Por tanto, la administración de tus gastos e ingresos será mucho más acertada.

Presupuestos

Llevar un presupuesto debería ser el paso principal de cualquier proyecto que involucre un intercambio o inversión monetaria. Es indiscutible la importancia de tener muy claro en qué y cuándo se gasta el dinero de tu empresa. De la misma forma, es fundamental saber perfectamente los límites de nuestras posibilidades de gasto.

Por eso, cuando estamos en el proceso de gestión de pagos de manera automatizada, los presupuestos son un elemento fundamental. Debes tener todos los presupuestos, guías y partidas necesarias para que, posteriormente, las aplicaciones de gestión que utilices puedan comparar esa información con las facturas.

Además, tener presupuestos de gastos claros es la única forma de garantizar que las finanzas de tu empresa están equilibradas y en orden.

Herramientas digitales

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Actualmente, existen muchas soluciones digitales para todos nuestros problemas y necesidades. Las nuevas tecnologías no paran de crear nuevas formas de hacer el trabajo más sencillo y rápido para todos. Esto, por supuesto, es también así en el caso de la gestión empresarial.

La forma más práctica de establecer un proceso automatizado para la gestión de tus facturas, es utilizando una herramienta pensada para ello. Hay programas de contabilidad y facturación que ofrecen múltiples opciones de manejo de pagos y cobros para autónomos y pymes.

Este tipo de herramientas son muy variadas y versátiles. Dependiendo de los requerimientos de tu empresa, te convendrá usar una u otra. Después de haber establecido las necesidades administrativas de tu marca o negocio, tendrás claro cuáles son las prioridades, en qué áreas necesitas invertir más esfuerzo y, sobre todo, sabrás los momentos exactos en los que deberás movilizar tus facturas.

Podrás encontrar diversas posibilidades en este tipo de plataformas, entre las que se encuentran las siguientes:

• Plantillas de facturación personalizables: Con esto, podrás elegir los colores corporativos de tu empresa y tu logotipo para crear documentos que reflejen adecuadamente la identidad de tu marca. Además, podrás modificar los formatos preestablecidos para contar con opciones de facturas distintas, que podrás usar para diferentes fines.
• Lo más importante: automatización de las facturas. El usuario puede establecer fechas específicas en las cuáles desea que se envíen facturas concretas a clientes determinados. Esto significa que podrás organizar con antelación todos los movimientos financieros que se deberán dar en tu empresa, y hacer que se ejecuten de manera automática cuando corresponda.
• Recordatorios: Otro función muy importante que podrás encontrar es la activación de recordatorios de distintos tipos. No solamente podrás automatizar las fechas de envío de facturas, sino que también podrás establecer avisos que te harán estar al tanto de cada envío importante.
• Gestión contable: Además de esto, muchos de estos programas ofrecen servicios de contabilidad que pueden resultar muy útiles para la administración de tu empresa. Desde la generación de asientos contables, informes y gráficos, hasta asesoría para llevar a cabo las exigencias de la Agencia Tributaria de manera correcta.
• Organización de proyectos: Muchas de estas herramientas pueden ayudarte también durante el proceso de desarrollo de proyectos con tus clientes. Si haces uso de ello, tendrás una visión general de la relación con tus clientes desde el inicio de la misma hasta el pago de tus facturas.
• Recursos humanos: Es posible también apoyarse de programas de este tipo para gestionar los contratos, vacaciones y días libres de tus empleados. Usualmente, es posible conceder y denegar accesos a diferentes documentos y áreas de trabajo a personas específicas. Esto te permite tener un control bastante amplio de todos los aspectos de tus proyectos. Además, el hecho de que todo funciona en plataformas digitales, hace que el acceso al mismo sea fácil y desde cualquier lugar.

Habiendo organizado toda la información necesaria y habiendo establecido tus prioridades en el orden correcto, podrás hacer uso de estas herramientas de facturación digitales adecuadamente. De esta manera, podrás minimizar la necesidad de intervención humana en el proceso, lo cual lo hará mucho más eficaz y provechoso.

Beneficios de automatizar tus facturas

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En general, hacer que tus pagos y cobros sean automáticos trae muchos beneficios. Algunos de ellos son los siguientes:

• Ahorro de dinero: El ahorro de dinero al automatizar procesos como este, se puede ver de varias formas. Ahorrarás dinero al invertir en menos personal encargado de la facturación y contabilidad de tu empresa, pero también ahorras al utilizar esas horas de trabajo en otras funciones más productivas. Por otro lado, garantizas que cada factura se emita a tiempo y cada pago se haga dentro de su plazo, por lo que evitarás gastos extra por retrasos.
   
• Ahorro de tiempo y energía: El trabajo manual de facturación requiere mucho tiempo y esfuerzo diario. Se deben introducir datos manualmente cada vez que se necesite emitir una factura, por lo que al volverse este proceso automático, el ahorro de tiempo y energía es enorme.
   
• Mejor atención al cliente: Este cambio en la administración de tus cobros y pagos hace que la relación con tus clientes sea más ágil. Por eso, la atención que les ofreces crecerá en calidad al reducirse posibles retrasos o confusiones en la facturación.
   
• Integración: Esta es una de las más grandes ventajas de usar programas para automatizar tus facturas. Puedes lograr que todos los ámbitos de tu empresa se integren y funcionen como uno solo. Además, en muchos casos es posible integrar otras plataformas, aplicaciones o programas relacionados y ampliar aún más las capacidades de la herramienta.
   
• Reducción de errores: Básicamente, el error humano se reduce enormemente al dejarle los procesos en manos a una herramienta tecnológica.
   
• Fluidez: La integración, la reducción de errores, el ahorro de tiempo y la agilidad del proceso automatizado hacen que sea mucho más fluido que el proceso manual. Esta fluidez optimiza y hace crecer la calidad general de tu empresa.

En conclusión

Administrar de forma automática tus pagos hace que toda la información sea mucho más fácil de compartir entre clientes y empleados. Contribuye a la fluidez general de todos los procesos y te permite ahorrar tiempo y dinero.

Hacer que tus facturas se emitan de forma automática es bastante sencillo. Requerirá una inversión de tiempo inicial para vaciar o importar la información en la herramienta que escojas, así como para organizar tus necesidades y fechas de pago. Pero, después de este proceso, tus movimientos financieros serán un peso menos sobre tus hombros.