Claves de la gestión de proyectos de marketing

La gestión de proyectos de marketing es un concepto que cada vez está cogiendo más importancia y popularidad en la actualidad. Sin embargo, muchos lo usan sin saber realmente lo que significa. Y es importante que antes de aplicar su metodología, se conozcan los conceptos básicos. Por ejemplo, cuando tenemos un proyecto de marketing para exportar a Alemania por ejemplo, necesitamos una estructura a seguir. 

Sin profundizar demasiado en el concepto, se podría definir la gestión de proyectos como un paraguas enorme que cubre todas las formas diferentes de gestionar cualquier proyecto. Por tanto, es importante aplicar un método tradicional hasta llegar a sentirse cómodo con él, para después poder darse la libertad de investigar un poco y encontrar una metodología de gestión de proyectos más innovadora que se adapte mejor a su organización.

Las cinco fases de la gestión de proyecto de marketing

Por tanto, teniendo en cuenta el estilo clásico de gestión de proyectos, hay cinco fases que abordarán el curso general de su proyecto.

Inicio: el objetivo de esta fase es descubrir el alcance real de tu proyecto. En esta etapa, debe determinar y documentar la lista de objetivos, las tareas necesarias para alcanzar esos objetivos, los entregables, los costos involucrados para llegar allí y la fecha límite de finalización del proyecto.

Planear: ¿Cómo va a crear su proyecto? Esta fase se centra en los recursos que se necesitan para cumplir con la meta que se propuso. Los recursos pueden ser herramientas de gestión de proyectos, equipos, oficinas y personas. Por ejemplo, si está trabajando en una campaña digital, esta podría incluir a un equipo de diseñadores de software, diseñadores gráficos, proveedores de contenido, etc.

Ejecutar: Es el momento de poner en marcha ese plan. Ya ha realizado la diligencia necesaria y es hora de darle forma al proyecto. 

Monitorización y control: Cualquier plan, por muy bien pensado que esté, no debe escribirse nunca con tinta permanente. Hay que tener siempre en cuenta que se trata de un documento vivo y que debe responder a cambios constantes. Es por eso que es crucial contar con herramientas para monitorear el progreso de su proyecto y comparar esa evolución con la que se tenía prevista. Cuando surge un problema, debe identificarse y solucionarse rápidamente, para que no se conviertan en complicaciones mucho más serias. Ahí es donde cobra mucha más importancia la parte de control, gracias al uso de técnicas como la gestión de riesgos.

Cierre: por último, es muy importante tener en cuenta que el proceso de un proyecto de marketing no acaba con su publicación. La gestión de proyectos es un proceso, y el cierre es la fase final de ese proceso. Es en este momento que se obtiene la aprobación de las partes interesadas. Se deben aprobar todos los entregables antes de que estos sean publicados. Y una vez se produzca este hecho, es clave el proceso de revisión, y discutir con el equipo qué salió bien y qué no, para poder minimizar estos baches para el próximo proyecto. 

Por tanto, seguir este proceso facilita considerablemente la gestión de cualquier proyecto. Las habilidades de un gerente de proyectos son un gran activo a la hora de sacar cualquier trabajo adelante con los recursos y los tempos estipulados. Además, también existe la opción de usar un software de gestión de proyectos para marketing, que agrega eficiencia al proceso.

Existe muchos softwares que pueden ayudar a planificar, programar e informar sobre el progreso de un proyecto, pero para esta publicación solo nos centraremos en uno especialmente útil para los especialistas en marketing: el tablero de Kanban. Kanban significa cartelera en japonés. Es un sistema de programación que proviene de la fabricación ajustada y fue desarrollado por un ingeniero industrial de Toyota. Es un proceso altamente adaptable que puede ayudar a los especialistas en marketing, especialmente a aquellos que prefieren los sistemas visuales.

Kanban se presenta en un tablero, con columnas que pueden abordar cualquier parte del proyecto. Debajo de estas columnas hay tarjetas, que son tareas individuales. Estas tarjetas se asignan a los miembros del equipo, que luego son responsables de completarlas. A medida que avanzan hacia la finalización, la tarjeta también se mueve en todos los ámbitos, para que todos puedan ver dónde está esa tarea en el proceso. Se trata de un sistema altamente visual y fácil de entender. Una placa kanban es una herramienta valiosa, pero solo es uno de los muchos softwares pueden usarse para administrar proyectos, y que permiten ahorrar tiempo y usar recursos de manera más efectiva.