Cuando en una empresa se implanta una herramienta informática supone un desembolso económico que se espera compensar con una mejora de la productividad que conseguiremos en dicha organización gracias al uso de la misma. Una de las herramientas más importantes, que supone el motor de la empresa a nivel interno es el ERP, software de gestión de recursos empresariales. Pero hoy nos preguntamos el ERP en la empresa, ¿es un gasto o una inversión?
Porque el desembolso económico se convierte en un gasto si no consigue mejorar la forma que tenemos de trabajar, no se adapta a las necesidades que tiene la empresa, ya sea porque es demasiado complejo o por lo contrario, demasiado sencillo, etc. Por eso conviene no equivocarse en la elección de nuestro sistema ERP.
¿Cómo se produce el retorno de la inversión con un ERP?
La integración de un ERP en la empresa tiene innumerables ventajas, pero por encima de todas yo destacaría el dato único. Se trata de que todos los departamentos, desde producción, almacén, compras, ventas o gerencia tienen acceso al mismo dato, por ejemplo, cuantas unidades nos quedan en stock de un producto, cuántas hemos producido, cuántas se han vendido o cuántas se han tenido que desechar.
Esta cuestión que parece lógica puede ser un auténtico caos si no existe esta conexión entre los distintos departamentos, que pueden estar trabajando con una hoja de cálculo en el mejor de los casos, cuando no muchas veces con un estadillo manual en el que van anotando lo que han hecho. Si la empresa es pequeña a veces incluso se fía todo a la memoria de los propios responsables de área.
En estos casos, existe un antes y un después de implantar un ERP en la empresa y la mejora de productividad es notable, pero también las posibilidades de crecimiento que nos ofrece, ya que la anterior forma de trabajar nos limitaba el control que podíamos tener sobre nuestra propia empresa.
Otro aspecto donde nos ayuda el ERP a mejorar es en los flujos de trabajo, de manera que una movimiento en un área de la empresa define una acción en otras en función de como hayamos definido los mismos. Por ejemplo, cuando de un producto quedan menos de X unidades en stock en el almacén se crea una alerta para que el departamento de compras realice el pedido para adquirir nuevos componentes de dicho producto.
¿Por qué no siempre estamos conformes con el ERP?
La cuestión es que es dada la variedad de negocios que existen, pero también que cada organización está acostumbrada a trabajar de una manera distinta, es muy complicado que el ERP sea el software perfecto. Aunque sea algo que hemos hecho a medida, implicará cambios en la manera de trabajar y no siempre son fáciles de romper las inercias de trabajo en muchas empresas.
Además, a medida que las empresas cambian es posible que este traje a medida que hemos creado se vaya desajustando, algo que ocurre mucho más rápido de lo que podría parecer. Quizás por eso la mayoría de las empresas apuestan por un ERP parametrizado, que se pueda adaptar a la características de su empresa, pero que no haya sido únicamente diseñado para ellas. De esta forma es más fácil adaptarse a los cambios.
La parte positiva de este tipo de soluciones es que el ERP suele ser modular, de manera que contratamos o implantamos sólo aquella parte que necesitamos en nuestra organización, con lo que podemos empezar con determinadas áreas de la empresa y según evolucionamos podemos incluir otras de forma realmente sencilla.
Al final lo que buscamos es una herramienta que nos permita ser más eficaces y concentrarnos en el desarrollo de nuestro negocio, no que suponga una limitación para el mismo. Por eso un ERP, pese a la resistencia inicial que podemos tener por parte de los empleados o que nos cambia la forma que teníamos de trabajar acaba por suponer una inversión muy rentable si sabemos elegir el software adecuado.
Sobre el autor 'Los lunes al sol'
Trabajando en Pymes durante varios años en las áreas de sistemas, redes y Helpdesk, creo que he pasado por casi todos los departamentos del área técnica de la empresa. Escribo habitualmente en Tecnología Pyme.
En Twitter me podéis encontrar como @LosLunes_AlSol
Fuente: Blog Sage
Imagen: Pixabay
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