Nos encontramos ante una iniciativa que no debe ser contemplada como un proyecto TIC, sino como un proceso continuo de cambio de la cultura empresarial. Es negocio quien debe liderar la iniciativa, la implantación de Data Governance es un importante cambio de mentalidad que debe transcender a todas las áreas de la compañía.
La responsabilidad compartida es el sello distintivo del gobierno de datos ya que requiere de trabajo a través de fronteras organizativas y de sistemas, algunas decisiones son principalmente de negocio con aportaciones y guías del departamento de TIC, mientras que otras son decisiones técnicas con aportaciones y guías por parte de los usuarios a diferentes niveles.
Las distintas unidades del negocio se erigen en las "propietarias" de los datos, mientras que el departamento TIC proporciona la estructura y los procesos necesarios. Estos propietarios de los datos son expertos en determinadas áreas temáticas, se erigen en representantes de los intereses empresariales respecto a los datos y toman la responsabilidad acerca de la calidad y uso de estos.
Si con anterioridad a la implantación de la iniciativa de gobierno de datos, han existido proyectos de Business Intelligence, es muy posible que exista algún tipo de equipo de Data Governance. Éste, si bien tendrá un carácter informal, permitirá mitigar los costes y cambios organizativos que suelen requerir este tipo de iniciativas, y seguramente nos permitirá disponer de personas que puedan ocupar los perfiles que se precisan.
Figura 3. Diagrama organizativo del equipo de Data Governance. Fuente: Penteo.
El personal que forme parte del equipo de Data Governance debe saber cómo utilizar y analizar la información para facilitar la toma de decisiones disponiendo de una mezcla de habilidades técnicas, analíticas y de negocio:
- Conocer el negocio, sus procesos, las capacidades analíticas de los sistemas, y la estrategia de la compañía para poder establecer un plan director de gobierno de datos.
- Conocer la organización y canalizar la cultura en el acceso a la información.
- Mantenerse al corriente de las nuevas capacidades que la tecnología pueda aportarle a la organización.
Uno de los problemas históricos en los proyectos de implantación de iniciativas de Data Governance es la ausencia de un adecuado seguimiento; mientras que algunas organizaciones han definido correctamente políticas y procesos de gobiernos, en muchas ocasiones no se ha establecido la estructura organizativa necesaria para hacerlas funcionar adecuadamente.
El marco organizativo del programa de gobierno de los datos debe dar soporte a las necesidades de todos los participantes a lo largo y ancho de la compañía. Con el adecuado soporte ejecutivo, el programa de Data Governance se beneficiará de la participación de la empresa en las diferentes funciones necesarias, tanto tácticas como son las de los equipos de coordinación de datos y los propietarios de los datos, como estratégicas.
Los roles específicos incluyen (ver figura 3):
- Director de Data Governance, responsable principal de gestionar la iniciativa y asegurar la máxima adopción en la organización. Este perfil da soporte a los patrocinadores ejecutivos y ofrece informes periódicos de rendimiento del proyecto, además de negociar con proveedores externos de datos los acuerdos de niveles de servicio asociados.
- Comité de Data Governance, comité estratégico multifuncional típicamente compuesto por el patrocinador ejecutivo, el director de la oficina de Data Governance, y por el CIO (Chief Information Officer, el lider o responsable de las Tecnologías de la Información) de la compañía. De manera ideal el patrocinio ejecutivo debería proceder de negocio y no del departamento TIC. Este comité revisa y aprueba los procesos, políticas y procedimientos, gestionando las prioridades y evaluando su adecuada consecución.
- Equipo de coordinación de datos, equipo táctico que asegura que la calidad de datos cumple las expectativas de los clientes y gestiona la iniciativa entre las diferentes unidades de negocio. Es responsabilidad de este equipo detectar y comunicar oportunidades al Comité de Data Governance.
- Los propietarios de los datos, que gestionan el ciclo de vida de los datos y dan soporte a la comunidad de usuarios. Estos propietarios definen los criterios de calidad de los datos para cumplir las expectativas de las unidades de negocio, y reportan las actividades y problemas al equipo de coordinación de los datos.
