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La realidad es que cada céntimo que se ahorra va directamente a la cuenta de resultados de la organización. Por eso, cualquier esfuerzo que se haga para obtener la máxima eficiencia en los procesos operativos valdrá la pena. Los expertos de Datisa ofrecen a las pymes unas recomendaciones muy sencillas para reducir los costes y ahorrar dinero gracias a la utilización de un ERP:
1. Menos horas extras
Una forma obvia de ahorrar dinero es reduciendo las horas extras que son un coste no planificado y reducen el margen de beneficio de sus productos/servicios.
Una mejor planificación y visibilidad de la demanda ayuda a reducir las horas extras. Y proporcionará información detallada sobre cuándo y cómo aumentar o disminuir los recursos. Los sistemas ERP más funcionales del mercado proporcionan visibilidad de la demanda en tiempo real, así como información clara sobre la capacidad disponible.
2. Costes de administración a raya
¿Por qué dedicar más tiempo del necesario a las actividades administrativas? Utilizar un ERP debería ayudar, precisamente, a minimizar el tiempo y, por ende, el coste asociado a las tareas administrativas. La recomendación de los consultores de Datisa pasa por identificar la duplicación de datos, las hojas de cálculo innecesarias o los procesos lentos y repetitivo y eliminarlos.
La mayor parte de la “acumulación” de tareas administrativas se produce porque no se ha decidido cómo actuar para reducir la gestión administrativa a medida que se despliega la implementación del ERP. Otra ventaja de integrar la gestión administrativa con el ERP es la reducción de los errores humanos. Fallos que pueden acarrear importantes costes para la organización.
3. Costes de producción a la baja
Utilizar los datos del ERP sobre la duración de los ciclos de producción o de comercialización, también es clave para reducir los costes. Esta información ayudará a tomar decisiones orientadas a mejorar la producción, distribución, comercialización, etc. Además, comparar la estimación de la duración de los ciclos con los datos reales ayuda a definir la dirección correcta. Esta comparativa y el análisis derivado centra la toma de decisiones y la priorización de las iniciativas de mejora.
Otra cosa a tener en cuenta son los “cuellos de botella”. Descubrir dónde se forman los “embudos” que se repiten con regularidad es clave porque ayuda a encontrar rutas alternativas para equilibrar la producción o el inventario, y reducir los costes.
4. Almacenes que dan dinero
El dinero ahorrado en materiales y en almacenamiento es dinero ahorrado directamente.
Se puede ahorrar dinero tomando mejores decisiones de compra, al disponer de información más precisa. El aprovechamiento de los recortes y la gestión efectiva del inventario también son factores importantes. Un sistema ERP ayuda a conseguirlo. Disponer de un buen sistema de búsqueda de existencias y simplificar las demandas de compra son características esenciales del ERP.
5. Proyectos estratégicos a la cabeza
Eliminar la carga del trabajo mundano, permite poner el foco en las tareas de alto rendimiento. Es decir, cuando se eliminan, por ejemplo, las tareas administrativas, se puede redirigir el tiempo y la energía en funciones de más peso para el negocio. ¿Qué funciones?
- Colaboración con la cadena de suministro para reducir costes
- Diseño y puesta en marcha de nuevas campañas de marketing, orientadas a acelerar las ventas
- Formación del equipo comercial
- Innovación y desarrollo. Nuevas iniciativas estratégicas para impulsar el crecimiento del negocio: nuevas líneas de productos/servicios, introducción a nuevos mercados, implementación de tecnología en áreas concretas, etc.
En definitiva, ¿puede un sistema ERP ayudar a las pymes a ahorrar dinero? La respuesta es SÍ. Siempre que se utilice de manera adecuada, maximizando el potencial de la herramienta. Y, aplicando el sistema a las necesidades claves del negocio.
