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Innóvalis, consultora con más de 15 años de experiencia en gestión de incentivos públicos y fiscales para empresas, ha dado un paso decisivo en su transformación digital gracias a la implantación de las soluciones de Microsoft SharePoint y Power Automate, con ayuda de su partner tecnológico Aitana. Con sede en Valencia y presencia en varias comunidades, la compañía gestiona más de 500 proyectos al año y cuenta con una cartera superior a 100 clientes. Sin embargo, el crecimiento exponencial y la complejidad de su actividad exigían una mejora urgente en su gestión documental.
“Antes, nuestra gestión documental era complicada. Copiar y pegar datos en carpetas compartidas causaba duplicidades, desorganización y falta de control”, explica Vanessa García, coordinadora de Innovación en Innóvalis. Los equipos dedicaban demasiado tiempo a tareas administrativas y a localizar la versión correcta de los documentos era un problema constante.
Aitana, partner Gold de Microsoft, propuso un sistema basado en SharePoint para centralizar la gestión documental, junto con Power Automate para automatizar tareas repetitivas. “Necesitábamos estructura, trazabilidad y seguridad para compartir información sin errores”, añade García.
Tras un análisis inicial, diseño e implantación, y ajustes basados en el feedback de la empresa, se creó un sistema escalable que integra opciones avanzadas de archivado, dado el gran volumen de documentos gestionados.
Con SharePoint, Innóvalis ha eliminado la dependencia del correo para enviar documentos, evitando problemas de versiones y conflictos. Ahora, la información se organiza por proyectos y se asignan permisos personalizados, garantizando seguridad y eficiencia.
Por su parte, Power Automate ha automatizado tareas como la recopilación de facturas y la gestión de aprobaciones, reduciendo tiempo y errores manuales.
Nueva forma de trabajo
Juan José González, CEO de Innóvalis, señala: “Antes dedicábamos horas a recopilar documentos y verificar versiones. Ahora todo está automatizado y conectado, permitiéndonos trabajar más rápido y con menos errores.” Vanessa García destaca que “hemos incrementado nuestra productividad en un 10%, reducido el tiempo en tareas administrativas y ganado en seguridad al unificar nuestra metodología”.
Esta transformación ha generado una nueva forma de trabajo que aporta seguridad y agilidad, mejorando el nivel y calidad del servicio al cliente, lo que permite asumir más proyectos sin aumentar costes y favorecer el crecimiento de la empresa.
Sobre la colaboración con Aitana, destacan la cercanía y profesionalidad del equipo: “Nos han acompañado durante todo el proyecto”, afirma García. González añade: “Tenemos nuevos retos tecnológicos y esperamos que Aitana sea nuestro partner de confianza por muchos años”.
Gracias a esta alianza tecnológica, Innóvalis se consolida como referente en la gestión eficiente y segura de incentivos públicos y fiscales.
Acerca de Aitana
Aitana es una consultora tecnológica global cuyo propósito es liderar y ser parte del cambio digital de pymes y grandes empresas. Con más de 40 años de experiencia en el mercado del software de gestión y un equipo altamente capacitado y apasionado de 400 profesionales, ofrece una amplia gama de servicios, incluyendo consultoría, implantación, migración y desarrollo de software, formación, soporte, analítica de datos, seguridad informática e inteligencia artificial.
Además de contar con un expertise en más de 4.000 clientes de todos los sectores, disponen de 14 delegaciones en España y son Gold Partner de Microsoft.
