El tipo de contenido «Documento» es el centro del gestor: cada documento subido será una ficha de este tipo, con su fichero y sus metadatos. Este capítulo lo crea, le añade los campos del planteamiento y configura el fichero para que se guarde en privado.
Crear el tipo de contenido
- Ve a
/admin/structure/types/addy escribe «Documento» como nombre (nombre de sistemadocumento). - En Opciones de publicación: desmarca Promocionado a la página principal y deja marcado Crear nueva revisión. Con eso, cada edición guarda una versión recuperable.
- En Opciones de presentación: desmarca Mostrar la información de autor y fecha. El autor que interesa es el responsable del documento, que tendrá su propio campo, no quien lo subió.
- En Opciones de menú: desmarca todos los menús. Los documentos se localizarán desde listados y búsqueda, no uno a uno desde el menú.
- Guarda y pasa a Administrar campos.
El tipo ya trae el título y el cuerpo. El cuerpo se puede renombrar a «Resumen» y usar para una descripción breve del contenido del documento, que además ayuda a la búsqueda.
Los campos
| Etiqueta | Tipo de campo | Configuración clave |
|---|---|---|
| Fichero | Archivo | Obligatorio. Destino de subida: archivos privados. Extensiones permitidas y tamaño máximo (ver abajo). |
| Código | Texto (sin formato) | Opcional; máximo 30 caracteres. |
| Tipo documental | Referencia a término de taxonomía | Vocabulario tipo_documental, obligatorio, un valor. Widget: lista desplegable. |
| Área | Referencia a término de taxonomía | Vocabulario area, obligatorio. Widget: casillas o lista. |
| Proyecto o cliente | Referencia a término de taxonomía | Vocabulario proyecto, opcional. Widget: autocompletar, sin crear términos nuevos. |
| Fecha del documento | Fecha | Solo fecha, sin hora. |
| Versión | Texto (sin formato) | Máximo 10 caracteres, por ejemplo «2.1». |
| Responsable | Referencia a usuario | Un valor. Widget: autocompletar. |
| Fecha de revisión | Fecha | Opcional. Servirá para listar los documentos que hay que revisar. |
| Etiquetas | Referencia a término de taxonomía | Vocabulario tags, ilimitado. Widget: autocompletar con crear términos si no existen. |
Los campos se añaden desde /admin/structure/types/manage/documento/fields con Crear un campo nuevo. El orden en que aparecen en el formulario se ajusta después en Administrar visualización del formulario.
El campo Fichero, en detalle
Es el único campo que no admite corregir decisiones más tarde, así que merece atención:
- Destino de subida: Archivos privados. Solo aparece si configuraste el sistema de ficheros privado en el capítulo 2. No se puede cambiar cuando el campo ya tiene ficheros.
- Extensiones permitidas: limítalas a lo que de verdad se va a guardar, por ejemplo
pdf doc docx xls xlsx ppt pptx odt ods odp txt csv. Evita permitir ejecutables o ficheros comprimidos si no hay una razón clara. - Directorio: admite tokens, por ejemplo
documentos/[date:custom:Y], que reparte los ficheros en carpetas por año y evita directorios con decenas de miles de ficheros. - Tamaño máximo: Drupal nunca permitirá más de lo que dejen
upload_max_filesizeypost_max_sizeen la configuración de PHP. Si necesitas subir ficheros grandes, hay que subir esos dos valores en el servidor. - Campo de descripción: actívalo si quieres un texto propio para el enlace de descarga en lugar del nombre del fichero.
¿Campo de archivo o biblioteca de medios? Drupal también permite adjuntar documentos como entidades Media, con su biblioteca para reutilizarlos. Para un repositorio con acceso restringido, el campo de archivo directo en el nodo es la opción más sencilla y segura: Drupal entrega el fichero privado a quien puede ver el documento. Con Media, el acceso al fichero pasa a depender de los permisos de la entidad Media, que son globales, y es fácil acabar con un fichero descargable por más gente de la prevista. Media compensa sobre todo en repositorios públicos o cuando el mismo fichero se reutiliza en muchas páginas.
Cómo se ve la ficha
En /admin/structure/types/manage/documento/display se decide qué ve el lector al abrir un documento. Una configuración razonable:
- arriba, el fichero con el formato Archivo genérico, que muestra el icono, el nombre y el tamaño;
- después, tipo documental, área, versión, fecha y responsable, con la etiqueta en línea;
- al final, el resumen y las etiquetas;
- la fecha de revisión, oculta para los lectores: es un dato de gestión.
En el modo de presentación Teaser, que usan algunos listados, basta con el tipo, el área y la fecha.
Comprobación
Antes de seguir, crea un documento de prueba en /node/add/documento, súbele un PDF y copia el enlace de descarga. Debe tener la forma /system/files/documentos/2026/…, y no /sites/default/files/…. Si abres ese enlace en una ventana privada sin iniciar sesión, Drupal tiene que responder con «Acceso denegado» en cuanto se retiren los permisos de lectura a los anónimos, que es lo primero del capítulo siguiente.
Contenido elaborado con asistencia de inteligencia artificial — Equipo Editorial Dataprix. Verifica la información antes de tomar decisiones.
