Con la estructura montada, toca el trabajo diario: subir documentos, sustituirlos por versiones nuevas sin perder las anteriores, archivarlos cuando dejan de estar vigentes y hacer la carga inicial de lo que ya existía. Este capítulo recorre cada una de esas operaciones.
Subir un documento
- Con un usuario con rol de autor, ve a
/node/add/documento. - Título: el que buscaría una persona, no el nombre del fichero. «Procedimiento de altas de proveedores» funciona mejor que «PRC_ADM_004_v2_final.pdf».
- Adjunta el fichero y rellena los metadatos: tipo documental, área, fecha, versión y responsable.
- En el mensaje de registro de la revisión, una línea sobre qué es y de dónde sale: «Primera versión, aprobada en el comité del 12/03». Ese texto aparece luego en el historial.
- Guarda como Borrador y, cuando esté listo, usa Enviar a revisión.
El revisor lo verá en /admin/content/moderated, lo abrirá y decidirá si lo publica o lo devuelve. Si lo devuelve, conviene que explique el motivo en el mensaje de registro de esa transición.
Documentos escaneados: un PDF que es solo una imagen no tiene texto, y el buscador del capítulo 7 no encontrará nada dentro de él. Antes de subirlo, pásale un OCR que añada la capa de texto. OCRmyPDF es una herramienta libre que lo hace desde la línea de comandos y admite español.
Publicar una versión nueva
Un documento vigente se actualiza sobre la misma ficha, no creando una ficha nueva. Así la URL no cambia, los enlaces que apuntan a él siguen funcionando y el historial queda completo:
- Edita el documento.
- En el campo Fichero, Eliminar el fichero actual y sube el nuevo. El anterior no se borra del servidor: sigue asociado a la revisión anterior.
- Actualiza el campo Versión y, si procede, la fecha de revisión.
- Explica el cambio en el mensaje de registro: «v2.1: nuevo paso de validación bancaria».
- Guarda como Borrador y envía a revisión.
Mientras la versión nueva está en revisión, los lectores siguen viendo y descargando la vigente. Cuando el revisor la publica, sustituye a la anterior.
Consultar y recuperar versiones anteriores
La pestaña Revisiones de cada documento (/node/NID/revisions) lista todas las versiones con su fecha, su autor y su mensaje de registro. Desde ahí se puede abrir cualquiera y, con el permiso correspondiente, Revertir a ella. Revertir no borra nada: crea una revisión nueva con el contenido de la antigua.
Dos matices:
- El módulo contribuido Diff añade una comparación entre revisiones que muestra qué metadatos han cambiado. Compara campos, no el contenido del fichero: para eso sigue haciendo falta abrir los dos documentos.
- Las versiones antiguas deberían verlas solo los revisores. Da el permiso de ver revisiones únicamente a ese rol y comprueba, con un usuario lector, que no puede abrir ni la revisión ni su fichero.
Archivar
Cuando un documento deja de estar vigente, se archiva con la transición Archivar. Deja de estar publicado, así que desaparece de los listados y de la búsqueda de los lectores, pero los revisores lo siguen viendo con su historial completo. Si vuelve a hacer falta, Restaurar lo devuelve a borrador para revisarlo y publicarlo de nuevo.
Archivar es la opción por defecto. Borrar debería reservarse a errores (un fichero subido por equivocación) y a los documentos con datos personales cuyo plazo de conservación ha vencido, y hacerlo el administrador dejando constancia de qué se ha eliminado y por qué.
La carga inicial
Drupal no trae una herramienta para convertir una carpeta llena de ficheros en fichas de documento. Según el volumen:
- Unas decenas de documentos: a mano. Es tedioso, pero sirve para probar el modelo de metadatos con documentos reales y corregirlo antes de cargar el resto.
- Cientos o miles: con la API de migración del núcleo (Migrate) y los módulos contribuidos que leen un CSV. El trabajo consiste en preparar una hoja de cálculo con una fila por documento (ruta del fichero, título, tipo, área, fecha, versión) y una definición de migración que la lea. Tiene la ventaja de que se puede repetir y deshacer mientras se ajusta.
En los dos casos, la carga inicial es buen momento para depurar: documentos duplicados, versiones superadas que nadie necesita y ficheros sin dueño que conviene decidir antes de subir, no después.
Revisiones periódicas
La fecha de revisión del capítulo 4 solo sirve si alguien la mira. El capítulo 7 crea un bloque con los documentos cuya revisión ha vencido, visible para los revisores, para que cada documento vigente se confirme, se actualice o se archive a su debido tiempo.
Contenido elaborado con asistencia de inteligencia artificial — Equipo Editorial Dataprix. Verifica la información antes de tomar decisiones.
