Los problemas de un gestor documental casi nunca vienen de la instalación. Suelen venir de no haber decidido antes qué es un documento, qué datos lo describen y quién puede hacer qué con él. Este capítulo es ese trabajo previo, sin tocar todavía Drupal.
1. Haz inventario de lo que ya existe
Antes de diseñar nada, conviene mirar dónde están hoy los documentos: carpetas compartidas, adjuntos de correo, discos locales, una nube personal. Para cada fuente interesa saber tres cosas:
- Volumen: cuántos ficheros hay y cuánto ocupan. No es lo mismo migrar 500 documentos que 50.000.
- Formatos: PDF, Office, imágenes escaneadas. Los escaneados sin OCR no se podrán buscar por su texto.
- Uso real: qué se consulta a menudo y qué es archivo muerto. Lo que nadie abre desde hace años puede quedarse fuera de la primera carga.
2. Define qué es un documento para tu organización
En Drupal, cada documento será una ficha (un nodo del tipo de contenido «Documento») con un fichero adjunto y una serie de campos. Esos campos son los metadatos, y de ellos depende que luego se pueda filtrar, buscar y controlar el acceso. Una propuesta de partida:
| Metadato | Para qué sirve | Ejemplo |
|---|---|---|
| Título | Identificar el documento en listados y búsquedas | Procedimiento de altas de proveedores |
| Código | Referencia estable, aunque cambie el título | PRC-ADM-004 |
| Tipo documental | Filtrar y aplicar reglas por tipo | Procedimiento |
| Área | Organizar la navegación y, si hace falta, el acceso | Administración |
| Proyecto o cliente | Agrupar documentos de un mismo expediente | Implantación ERP 2026 |
| Fecha del documento | Ordenar y filtrar por periodo | 12/03/2026 |
| Versión | Saber cuál es la vigente | 2.1 |
| Responsable | Quién responde del contenido | Un usuario del sistema |
| Fecha de revisión | Avisar de documentos que hay que revisar | 12/03/2027 |
| Etiquetas | Palabras clave libres | proveedores, alta, SEPA |
La tentación es añadir veinte campos. Cada campo obligatorio es un paso más al subir un documento, y los usuarios suelen acabar rellenándolos con cualquier cosa. Es preferible empezar con pocos campos bien usados y añadir más cuando alguien los eche en falta.
3. Decide quién hace qué
El segundo eje del diseño son las personas. En la mayoría de repositorios aparecen cuatro papeles, que en el capítulo 5 se convertirán en roles de Drupal:
- Lector: consulta y descarga los documentos publicados.
- Autor: sube documentos y los modifica mientras están en borrador.
- Revisor: aprueba y publica, o devuelve al autor con comentarios.
- Administrador: gestiona la estructura (campos, vocabularios, usuarios), no el contenido del día a día.
Aquí hay que responder a una pregunta que condiciona todo lo demás: ¿todos los usuarios pueden ver todos los documentos publicados? Si la respuesta es sí, el núcleo de Drupal resuelve el acceso con roles. Si hay documentos que solo debe ver un área o un proyecto, hará falta un módulo de control de acceso por grupos, y es mejor saberlo desde el principio.
4. Fija las reglas del ciclo de vida
Conviene dejar por escrito, aunque sea en una página:
- qué tipos de documento necesitan aprobación antes de publicarse y cuáles no;
- cómo se nombra una versión nueva y si la anterior debe seguir visible;
- cada cuánto se revisa cada tipo de documento;
- cuándo se archiva un documento y si alguno debe eliminarse pasado un plazo.
Datos personales. Si el repositorio va a guardar contratos, nóminas, currículos u otros documentos con datos personales, el RGPD obliga a limitar el acceso a quien lo necesite y a no conservarlos más tiempo del necesario. Tenerlo en cuenta en el diseño es mucho más sencillo que corregirlo con el repositorio ya lleno.
5. Elige dónde va a funcionar
Queda una última decisión práctica: si el gestor estará solo en la red interna o accesible desde internet. En el segundo caso, HTTPS, contraseñas robustas y, a ser posible, doble factor o inicio de sesión con la cuenta corporativa pasan a ser obligatorios en la práctica. El capítulo siguiente instala Drupal primero en local, que es donde conviene probar todo este modelo antes de llevarlo a un servidor.
Contenido elaborado con asistencia de inteligencia artificial — Equipo Editorial Dataprix. Verifica la información antes de tomar decisiones.
